Si es un emprendedor, entonces probablemente haya investigado mucho para encontrar consejos de administración del tiempo de pequeñas empresas para aumentar la productividad. Como propietario de una pequeña empresa, nunca tiene suficiente tiempo en el día, por lo que debe usarlo bien.
¿Pero qué hay de tu equipo? A diferencia de las corporaciones gigantes, no tiene un presupuesto de nómina masivo, por lo que cada minuto que su equipo esté en el reloj necesita ser utilizado de la manera más eficiente posible.
Sin embargo, los trabajadores en los Estados Unidos tienen un problema de productividad. Pasamos más tiempo en el trabajo que la mayoría de los demás países industrializados, pero todo este tiempo extra no significa que estamos haciendo más cosas. De hecho, la productividad generalmente ha tenido una tendencia a la baja desde la Gran Recesión.
Una de las mejores formas de aumentar la productividad es aumentar la participación de los empleados porque la productividad y el compromiso van de la mano. Sin embargo, hay muchas otras estrategias rentables que puede usar para obtener más de su equipo.
Antes de implementar planes para aumentar la productividad de su equipo, es importante entender la psicología detrás de la productividad. ¿Qué es exactamente lo que hace que algunos trabajadores sean más productivos que otros?
La respuesta es bastante simple. La investigación de la Universidad de Warwick descubrió que cuando los trabajadores están contentos, son un 12% más productivos. La felicidad y un equilibrio positivo entre el trabajo y la vida a menudo se traducen en trabajadores comprometidos, comprometidos y lo más importante, productivos .
Si esto suena demasiado simple, mira el mercado laboral en Dinamarca. Según la Encuesta Mundial de Valores, los daneses son los más felices del mundo, y esto incluye el tiempo que pasan en el trabajo. El Ministerio de Asuntos Exteriores de Dinamarca declara que también es el segundo país más productivo de la Unión Europea.
El índice Better Life de la OCDE sitúa a Dinamarca y los Países Bajos en la parte superior de su lista para los países con el mejor equilibrio entre la vida laboral y personal. Como se puede adivinar, los Estados Unidos están casi en la parte inferior.
A partir de esto, podemos concluir razonablemente que cuanto más trabaje para aumentar la salud, la felicidad y el equilibrio entre el trabajo y la vida de su equipo, más le devolverán el favor con una mayor productividad. Esto, a su vez, genera mayores ganancias para usted y un mejor ambiente de trabajo para todos.
No se necesita un gran presupuesto de nómina para ayudar a mejorar la vida laboral de las personas. Hay muchas cosas que puede hacer como propietario de una pequeña empresa para mejorar las cosas para su equipo.
Puede parecer contraproducente, pero requerir que su equipo trabaje menos podría inspirarlos a producir más .
Según Fast Company, los trabajadores en Dinamarca generalmente trabajan solo 33 horas por semana. Y, reciben al menos de cinco a seis semanas de vacaciones cada año (junto con hasta un año de permiso de maternidad cuando lo necesitan).
En los Estados Unidos, las largas horas a menudo se consideran una señal de compromiso. Sin embargo, esto puede resultar en "presentismo", que es cuando los trabajadores están en el trabajo pero no funcionan a plena capacidad debido a una enfermedad, falta de sueño u otros factores médicos. Harvard Business Review afirma que el presentismo puede reducir la productividad individual en un tercio. Largas horas también pueden reducir aún más la productividad debido al estrés, la desconexión y un balance entre el trabajo y la vida.
Para combatir esto, haz lo que puedas para reducir las horas de tu equipo. Permita que la gente se vaya a casa temprano los viernes por la tarde, o déles la flexibilidad de venir más tarde los lunes por la mañana. Esto no solo ayudará a reducir los costos laborales en su negocio, sino que también es probable que su equipo trabaje más a cambio.
2. Sea flexible con la programación La reducción de horas es una estrategia para impulsar la productividad; ser flexible con esas horas de trabajo está estrechamente relacionado.
Las necesidades de cada persona van a ser diferentes, así que hable con su gente para averiguar dónde necesitan una mayor flexibilidad con su semana de trabajo. Por ejemplo, es posible que tenga una persona a la que le gustaría un almuerzo más largo los martes para asistir a una clase de yoga, mientras que a otra persona le gustaría salir temprano los miércoles para recoger a un niño de la guardería.
Dependiendo de su negocio, puede o no ser capaz de satisfacer las necesidades de todos. Sin embargo, descubrir quién necesita qué, y hacer todo lo posible para darle a su equipo más flexibilidad, le mostrará que se preocupa por su felicidad y bienestar. Esto, a su vez, puede impulsar el compromiso y conducir a una mayor productividad.
Cada sociedad tiene diferentes normas y valores culturales. Y, estas normas y valores afectan directamente cómo nos comportamos. A principios de la década de 1970, el psicólogo Geert Hofstede desarrolló un marco para medir estas normas sociales utilizando las Dimensiones Culturales de Hofstede.
Las dimensiones culturales de Hofstede miden seis dimensiones dentro de cada cultura. Éstas incluyen:
Cuando entiendes las dimensiones únicas de una cultura y cómo sus valores colectivos difieren de los tuyos, puedes convertirte en un mejor comunicador y en un mejor administrador.
Entonces, ¿qué tiene que ver todo esto con aumentar la productividad en su pequeña empresa? Bueno, bastante, especialmente cuando se trata de autonomía.
La autonomía, o la falta de ella, está directamente relacionada con el Índice de distancia de potencia. Power Distance es la expectativa y la creencia de que el poder se distribuye de manera desigual. Entonces, en países con un alto índice de distancia de poder, los miembros menos poderosos de una organización creen en la desigualdad de poder. Su gerente les dice qué hacer, y lo hacen sin cuestionarlo. En países con un bajo índice de distancia de poder, los miembros del equipo creen que están en igualdad de condiciones con su jefe. La relación se trata más de colaboración y menos de "jefe y empleado".
No debería sorprender que Estados Unidos tenga un alto índice de distancia de poder; estamos clasificados en 40. Dinamarca tiene el índice de distancia de energía más bajo del mundo; están clasificados en 18.
Los daneses tienen una vida laboral rica y empoderada, en parte porque tienen una gran autonomía. Y, hay mucha investigación que respalda lo que los daneses han sabido por años: más autonomía = mayor felicidad = mayor productividad.
Un estudio publicado en el European Journal of Work and Organizational Psychology descubrió que los trabajadores que tenían una mayor autonomía y apoyo experimentaban una mayor satisfacción y motivación. Otro estudio, publicado en Nordic Journal of Working Life Studies, encontró que la toma de decisiones descentralizada (también conocida como autonomía) conduce a una mayor productividad en los trabajadores finlandeses.
Todo esto apunta a la misma conclusión: mientras más control le dé a los miembros de su equipo, más felices y productivos serán.
Es importante aclarar que otorgarle a su equipo más autonomía no significa dejarles hacer lo que quieran, cuando lo deseen. Todo empleado necesita límites. Pero en lugar de decirle a su gente qué hacer, dígales lo que quiere ver y luego déjelos elegir cómo hacerlo. Tener la libertad de elegir cómo hacer su trabajo es un componente esencial de la autonomía.
Dale a tu gente el poder de tomar sus propias decisiones siempre que sea posible. Y demuestre que confía en que hagan su trabajo alejándose. Puede que se sorprenda de cuánto más se hace cuando entrega las riendas.
Según el Washington Post, un trabajador típico se ve interrumpido o cambia tareas cada tres minutos. Y puede tomar 20 minutos o más regresar al punto donde lo dejaron.
Las interrupciones son una gran pérdida de productividad y pueden privarnos de nuestras mejores ideas y esfuerzos. Aunque a menudo nos obligamos a trabajar más rápido para recuperar el tiempo perdido, la mayor velocidad tiene un precio.
Investigadores de la Universidad de Humboldt descubrieron que los trabajadores que fueron interrumpidos constantemente compensaron este tiempo perdido al trabajar más rápido para completar su tarea. Si bien esto no es una sorpresa (después de todo, todos lo hacemos), esta mayor velocidad conduce a un mayor estrés, presión de tiempo y frustración. Estos factores pueden limitar la productividad en tareas futuras.
The Washington Post entrevistó al experto en eficiencia Edward G. Brown, quien sugiere crear un acuerdo de bloqueo de tiempo con los miembros del equipo. Un Time Lock es un "tiempo de silencio" acordado cuando todos pueden simplemente enfocarse en su trabajo. Con Time Lock, los trabajadores tienen que aceptar, por escrito, no interrumpir a sus colegas a menos que haya una emergencia.
Brown afirma que un cliente estimó de forma conservadora que la productividad personal aumentó en un 40% a 60% una vez que comenzaron a utilizar la técnica de bloqueo de tiempo.
Por supuesto, es posible que su empresa no pueda utilizar esta técnica. Habla con tu gente sobre los tipos de interrupciones que enfrentan diariamente o semanalmente. Averigüe qué interrupciones son las más perjudiciales para su productividad, y haga todo lo posible para reducirlas o eliminarlas.
5. Contratar personas de apoyo Comencemos con un escenario ficticio. En tu negocio, tienes dos gerentes. Su primer gerente, Bill, monitorea a todos en su equipo con los ojos de un halcón. Si un cliente se queja, inmediatamente asume que es culpa de su equipo, y se apresura a que todos sepan que no está contento con su desempeño. Su equipo trabaja en un ambiente de tensión, desconfianza y miedo.
Sarah, tu segundo gerente, es todo lo contrario. Ella trata a su equipo como si fuera de la familia. Es rápida en prestar atención a alguien y es la primera en apoyar una nueva idea o iniciativa. Ella siempre escucha las dos caras de una historia, y cuando alguien en su equipo la necesita, ella les da la espalda. La atmósfera bajo Sarah es solidaria, acogedora y relajada.
Si fueras un empleado, ¿con qué gerente trabajarías más?
Su equipo necesita ayuda en el trabajo, y la primera línea de asistencia proviene de su gerente, ya sea usted o alguien que haya contratado. Si desea aumentar la productividad de su equipo, debe analizar de cerca a sus gerentes (o su propio estilo de gestión).
Los mejores gerentes mantienen una política de puertas abiertas. Esto significa que su puerta siempre está abierta para que los miembros del equipo entren y expresen sus inquietudes, hagan preguntas o analicen problemas. Si los miembros del equipo no se sienten cómodos comunicándose con su gerente, o si temen que serán juzgados con dureza al revelar que no saben cómo hacer algo, la productividad va a sufrir.
Luego, asegúrese de que su equipo sepa que puede contar con su apoyo. Muestre este compromiso día tras día, y no se desanime si toma tiempo ganarse su confianza (especialmente si el ambiente de trabajo ha sido tóxico). Con el tiempo, su gente verá que usted está de vuelta. Y, su compromiso (y productividad) mejorará.
Siempre habrá otra llamada telefónica para devolver y otro correo electrónico para responder. El "deslizamiento digital" de la vida laboral del siglo XXI afecta a todos, jefe y empleado por igual. Sin embargo, esperar que los miembros del equipo respondan a los correos electrónicos a las 10 p.m. o que completen el trabajo en sus días libres no solo es irrazonable, sino que no es saludable.
Si desea aumentar la productividad, es importante reconocer que sus empleados tienen una vida fuera del trabajo. Esto también es para el almuerzo. Un estudio publicado en Academy of Management Journal descubrió que la productividad disminuyó (y aumentó la fatiga) cuando los trabajadores omitieron el almuerzo.
Puede ser difícil para los trabajadores dejar el trabajo, especialmente en los Estados Unidos (donde, de nuevo, las largas horas a menudo se consideran un mayor compromiso). Por lo tanto, hazle saber a tu gente que valoras sus vidas fuera del trabajo. Pregúnteles acerca de sus familias y pasatiempos, y anímelos a programar el tiempo para estas actividades y compromisos al igual que lo hacen con las reuniones y proyectos.
También necesitas liderar con el ejemplo. Invierta tiempo en su propia familia, pasatiempos o actividades espirituales, y hable acerca de sus intereses a su equipo. Siempre que sea posible, evite enviar correos electrónicos a su gente cuando no estén en el trabajo.
Por último, asegúrate de que todos los integrantes de tu equipo tomen un almuerzo apropiado; esto significa comer lejos de sus escritorios, idealmente afuera de donde puedan obtener algo de sol y aire fresco. Si es posible, cree un espacio limpio y atractivo para que coman, tanto en el interior como en el exterior.
Usted podría pensar que un mayor estrés llevaría a una disminución de la productividad. Esto es cierto, pero solo en cierto punto. Hay una meseta mágica cuando el estrés puede aumentar la productividad.
La Ley Yerkes-Dodson, desarrollada por los psicólogos Robert Yerkes y John Dillingham Dodson en 1908, dicta que el rendimiento y la productividad aumentan a medida que aumenta el nivel de excitación (estrés). Sin embargo, si los niveles de estrés se vuelven demasiado altos, la productividad comienza a desplomarse.
Por ejemplo, ¿con qué frecuencia se encontró frente a un plazo desafiante que no estaba seguro de poder cumplir? ¿Tuviste problemas o hiciste algunos de tus mejores trabajos? Si la tarea no fue demasiado desafiante, es probable que haya asistido admirablemente a la ocasión. Esta es la Ley Yerkes-Dodson en acción. Cuando el estrés y la complejidad están en los niveles correctos, el rendimiento se dispara.
Ahora, la parte difícil es saber cuánto estrés conduce a un rendimiento óptimo. Las tareas nuevas o difíciles requieren menos excitación para un rendimiento óptimo, mientras que las tareas bien conocidas o fáciles requieren niveles más altos de estrés para aumentar la motivación y la productividad.
Es por eso que es importante observar lo que están haciendo sus empleados y analizar cuánto estrés puede estar asociado con varias tareas. A continuación, puede tomar medidas para aumentar o disminuir el nivel de activación para aumentar la productividad.
Aquí hay un ejemplo: imagine que le pidió a Pam, uno de sus empleados, que escriba el boletín informativo para clientes de este mes. Ya lo ha hecho varias veces, y aunque escribe bien, generalmente le lleva varios días completar la tarea. Para ella, esta es una tarea bien conocida con poca excitación, por lo que podría estar arrastrando los pies un poco.
Puede mejorar su productividad haciendo que la tarea sea más desafiante; por ejemplo, pidiéndole que entreviste a un cliente para el boletín de este mes, o que le dé un plazo más corto.
En el extremo opuesto del espectro está Daniel. Lo acaba de poner a cargo de generar los informes financieros semanales de sus negocios. Todavía está aprendiendo el proceso, y cada semana comete varios errores. No ayuda que los informes se completen a más tardar el viernes por la tarde. Con sus otras responsabilidades, le resulta casi imposible cumplir con este plazo.
Este es un ejemplo de una tarea nueva y difícil que también tiene una gran excitación (a partir de plazos cortos y complejidad de tareas). En este caso, querría hacer todo lo posible para liberar a Daniel de otras responsabilidades para reducir sus niveles de estrés, de modo que pueda dedicar más tiempo y energía a aprender cómo generar los informes financieros.
Es esencial que te centres en el equilibrio cuando se trata de analizar tareas y niveles de estrés. Si aumentas demasiado la activación en las tareas incorrectas, terminarás bajando la productividad.
Otra estrategia que puede utilizar para aumentar la productividad es enseñarle a su equipo estrategias eficaces de administración del tiempo. Una estrategia popular es la Técnica Pomodoro, desarrollada por Francesco Cirillo a fines de la década de 1980.
La técnica es refrescantemente simple. Con un temporizador, trabajas durante un tiempo dedicado, generalmente de 25 minutos. Luego, toma un breve descanso, típicamente 3-5 minutos. Estos descansos se llaman pomodoros, en italiano para "tomate", llamado así por el temporizador en forma de tomate que Cirillo usó cuando era un estudiante.
Después de cuatro pomodoros, toma un descanso más prolongado, generalmente de 15 a 30 minutos.
La estrategia funciona por varias razones. En primer lugar, el tictac del temporizador te ayuda a mantenerte concentrado en la tarea que tienes entre manos. Literalmente puede escuchar el tiempo, lo que puede ser increíblemente motivador. El temporizador también te recuerda tomar descansos cortos. La investigación ha demostrado una y otra vez que los descansos frecuentes en realidad aumentan la productividad.
Un estudio publicado en la revista Ergonomics descubrió que las pausas breves y frecuentes, especialmente cuando están acompañadas de estiramientos, daban como resultado una mayor productividad en comparación con tomar menos descansos más largos. Otro estudio, publicado en la revista Work & Stress, descubrió que los descansos frecuentes eran una de las formas más efectivas de mantener el rendimiento del trabajador.
La gestión eficaz del tiempo y los descansos frecuentes son importantes. Pero lo que haces con tus descansos también es importante. Los investigadores del MIT descubrieron que cuando los empleados tomaban descansos con los colegas de su grupo social, aumentaba la productividad y la fortaleza del grupo social en sí. Por lo tanto, puede aumentar aún más el rendimiento programando los descansos de un empleado con los de un colega del que son amigos.
El rendimiento también puede aumentar cuando los trabajadores salen afuera para tomar el sol y respirar aire fresco, por lo tanto, aliente a los miembros del equipo a dar un paseo rápido afuera en sus descansos. Esta es otra área donde puedes liderar mejor con el ejemplo. Tome descansos frecuentes y haga un esfuerzo para salir a hacer ejercicio.
Palabra final Por lo general, los propietarios de pequeñas empresas nunca tienen suficiente tiempo o dinero para hacer todo lo que quieren hacer. Pero aumentar la productividad no requiere una gran inversión. La mayoría de las veces, simplemente requiere más conocimiento por parte de los propietarios y gerentes.
Si eres dueño de un negocio, ¿qué haces para alentar una mayor productividad de tu equipo? Si trabaja para una organización más grande, ¿qué hace su empresa para aumentar la productividad?
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