Según Bloomberg, 8 de cada 10 pequeñas empresas fracasan dentro de los primeros 18 meses. Si bien la mayorÃa de los empresarios se enfoca en aumentar las ventas, reducir los gastos es igualmente importante cuando se trata de lograr o mantener la rentabilidad.
Le mostraré 26 formas sencillas de reducir costos y aumentar el éxito de su pequeña empresa.
El software de contabilidad en lÃnea es una excelente forma de realizar un seguimiento de sus ingresos y gastos, lo que le permite conocer el margen de ganancias de su negocio. Pero, ¿cuál es su margen de beneficio ideal ?
Muchos dueños de negocios no tienen idea de cuál deberÃa ser su rentabilidad. Esto se debe en parte a que los márgenes de ganancia vienen en múltiples sabores y, a menudo, se presentan de formas excesivamente complejas. ¿Qué margen es el más relevante para sus necesidades?
Intuit argumenta que los propietarios de pequeñas empresas deberÃan prestar más atención al margen de beneficio neto, "calculado tomando las ventas totales de la compañÃa durante un perÃodo de tiempo determinado, restando los gastos totales y luego dividiendo esa cifra por los ingresos totales". El margen neto ilumina las ventas y las tendencias de ingresos, ayudándole a descubrir debilidades que no son evidentes en los números de la lÃnea superior.
Las variables que afectan el margen de beneficio neto pueden ser controladas, o al menos influenciadas, por los propietarios de las empresas. Los gastos son posiblemente los más fáciles de los tres: si bien no puede obligar a sus clientes a gastar más de su dinero duramente ganado, puede recortar costos innecesarios. El truco está en saber qué costos son seguros de cortar y en qué cantidad.
Aquà le presentamos algunas formas fáciles de ampliar el margen de beneficio neto de su pequeña empresa al reducir los gastos comunes, sin obstaculizar las actividades crÃticas de la empresa o paralizando la capacidad de crecimiento de su empresa.
La calefacción y el aire acondicionado no son gastos negociables. Incluso pequeños cambios en la temperatura ambiente de su instalación pueden afectar negativamente la comodidad de sus clientes y la productividad de los empleados, amenazando sus lÃneas superiores e inferiores. Pero eso no significa que no puedas hacer todo lo que esté a tu alcance para ahorrar dinero en aire acondicionado.
Los termostatos programables e inteligentes pueden reducir sus costos de control de clima sin comprometer la comodidad. Use un termostato programable para personalizar el horario de control de clima de su instalación: en una oficina de 9 a 5, eso probablemente signifique aumentar el calor o aire acondicionado en la mañana y volver a marcarlo (o apagarlo por completo) por la noche y durante la noche. En instalaciones más grandes, necesitará termostatos de múltiples zonas o múltiples termostatos para manejar las necesidades de control de clima en diferentes pisos o suites.
Si sus necesidades de control climático son más complejas o variables, o si duda de su capacidad para mantener el termostato programable en el nivel correcto, use un termostato inteligente (o de aprendizaje) en su lugar. La tecnologÃa de termostato inteligente sigue siendo relativamente nueva, pero su promesa es enorme: una vez instalada, aprende las preferencias de control de clima, mide el perfil de energÃa de su edificio y se ajusta automáticamente para mantener una temperatura confortable de la manera más eficiente posible.
Según Nest, el fabricante lÃder de termostatos inteligentes de los Estados Unidos, los usuarios de Nest ahorraron un promedio de 10% a 12% en calefacción y 15% en refrigeración: $ 131 a $ 145 por propietario. Sin embargo, los termostatos inteligentes para minoristas son apropiados solo para hogares y espacios comerciales pequeños. Si tiene una instalación más grande, necesitará invertir en sistemas comerciales de control de clima de compañÃas como 75F, que son significativamente más costosas (aunque potencialmente incluso más rentables).
Complemente su termostato programable o inteligente con medidas pasivas de ahorro de energÃa que reducen el control de su clima y las cargas de trabajo de los sistemas de iluminación y las huellas de carbono:
Antes de comenzar un proyecto de ahorro de energÃa, determine si califica para los créditos fiscales locales, estatales o federales de eficiencia energética. Los electrodomésticos que consumen energÃa, el aislamiento y el proyecto de energÃa renovable a pequeña escala a menudo lo hacen.
Esta es una manera dolorosamente sencilla de reducir la factura de electricidad de su empresa sin afectar sus operaciones. Y una vez que usted y su equipo adquieren el hábito de cumplir, también es dolorosamente fácil.
En una oficina de cuello blanco, las estaciones de trabajo de computadora personal comprenden la mayor y única succión de energÃa no esencial, asà que asegúrese de que todos apaguen la suya antes de partir. Cierre las luces del techo y del escritorio, o deje instrucciones para que los equipos de limpieza lo hagan cuando terminen. En restaurantes e instalaciones industriales livianas que no funcionan durante la noche, apague la maquinaria y los aparatos que no se requieren para su seguridad o almacenamiento; en otras palabras, apague el horno, no el congelador.
Como reducir el consumo de energÃa y agua, reducir el desperdicio de papel es bueno para el balance final de su empresa y el medio ambiente. Y hay innumerables formas de hacerlo, que incluyen:
Es probable que su empresa pague muchos servicios esenciales: telecomunicaciones, almacenamiento en la nube, contabilidad, incluso soporte legal, a través de planes mensuales o anuales. Como mÃnimo, debe revisar estos planes una vez al año para determinar si son adecuados para sus necesidades.
Si está pagando por una capacidad que no necesita o no usa regularmente, es probable que pueda reducir su tamaño a un plan más económico sin perjudicar su negocio. Por el contrario, si habitualmente excede los lÃmites de un plan de menor capacidad, podrÃa estar pagando mucho para superar esos lÃmites, por ejemplo, algunos operadores de telefonÃa móvil cobran $ 10 o $ 15 por gigabyte por exceso de datos. Hacerse cargo de un plan más generoso y de mayor capacidad podrÃa generar una tarifa mensual más alta, pero podrÃa ahorrarle cientos a largo plazo.
Para millones de empleadores, el teletrabajo tiene un tremendo potencial de reducción de costos. Desafortunadamente, ese potencial permanece en gran medida sin explotar.
Según Global Workplace Analytics, el 50% de la fuerza laboral de EE. UU. Tiene un "trabajo compatible con teletrabajo" y entre el 80% y el 90% de los trabajadores desean poder teletrabajar al menos una parte del tiempo, pero solo entre un 20% y un 25% teletrabajan todas. Aún asÃ, la tendencia es inconfundible: entre los trabajadores no autónomos, la proporción de trabajadores que trabajan a distancia aumentó un 103% entre 2005 y 2014.
Los estudios sugieren que las asignaciones de teletrabajo y otros tipos de arreglos de trabajo flexible tienen implicaciones positivas para la moral del empleado y la satisfacción laboral, ambas correlacionadas positivamente con la productividad. El teletrabajo también impacta directamente en los resultados financieros de las empresas y los empleados al:
Las oficinas se han vuelto más eficientes desde hace años. Según CCIM, el alquiler de la nueva oficina promedio (a fines de 2012) tenÃa solo 185 pies cuadrados de espacio de oficina dedicado por trabajador. Eso es más del 20% desde el comienzo del siglo. Y la tendencia puede acelerarse: en una encuesta citada por CCIM, los ejecutivos de EE. UU. Revelaron planes para reducir sus huellas a menos de 100 pies cuadrados de espacio de oficinas por trabajador en 2018.
El uso de dispositivos móviles, estaciones de trabajo colaborativas y salas de usos múltiples (por ejemplo, salas de conferencias que funcionan como salas de descanso) son todas buenas noticias para los propietarios y ejecutivos de negocios preocupados por el alquiler. Rediseñar su oficina en torno a estos y otros principios de uso eficiente del espacio le permite hacer más que menos e, incluso si está creciendo, evitar un movimiento hacia un espacio más grande y más costoso.
La mayorÃa de los paquetes de beneficios para empleados incluyen alguna forma de cobertura de salud. Los empleados asalariados esperan que los empleadores cubran sus necesidades de atención médica, y probablemente sea lo correcto. Desafortunadamente, también cada vez es más caro.
Paychex ofrece tres estrategias para que los empleadores reduzcan su parte de los costos de atención médica de los empleados sin medidas draconianas, como la cancelación de la cobertura sin ceremonias. Las cuentas de ahorro para la salud con ventajas impositivas (descritas con más detalle por el IRS aquÃ) son especialmente útiles: facultan a los empleados para que se apropien de sus opciones de atención médica mientras transfieren el riesgo (y el costo) lejos del empleador. Cuando se combinan con planes de seguro de salud de deducible alto que cubren los gastos catastróficos, pueden servir como reemplazos adecuados para los planes de seguro de salud tradicionales, cuya generosidad a menudo tiene un costo sustancial para los empleados y los empleadores por igual.
Mire alrededor de su instalación. ¿Cuántas tecnologÃas heredadas ves? Es probable que eso dependa de lo que haga su empresa, asà como su capacidad para abordar el problema. Las empresas establecidas de fabricación y de industria ligera a menudo cargan con docenas de máquinas y sistemas antiguos que carecen del capital o la voluntad de reemplazar, incluso si hacerlo reduce los costos y aumenta la productividad a largo plazo.
En la industria de servicios, el arrastre de los sistemas heredados no siempre es tan nÃtido, pero eso no significa que no sea real. Por ejemplo, incluso si aún lo usa para enviar documentos a proveedores pasados ​​de moda o agencias estatales, probablemente pueda deshacerse de su máquina de fax. Lo mismo para su servicio telefónico fijo: un sistema telefónico basado en la nube es probablemente más económico y más confiable que su predecesor de la era Ma Bell.
En ninguna parte de los estatutos de su empresa dice que debe comprar solo equipos nuevos y brillantes. Entonces, ¿por qué no comprar artÃculos usados ​​con cuidado cuando tiene sentido hacerlo?
Dependiendo de lo que haga su empresa, sus compras usadas pueden incluir:
Muchos proveedores ofrecen descuentos pequeños pero significativos a los clientes que pagan facturas antes de lo previsto. Por ejemplo, es común que los vendedores pierdan un 2% del total de la factura cuando los clientes pagan en total dentro de los 10 dÃas, en lugar de los 30 dÃas habituales, un acuerdo que tÃpicamente se representa como "2/10 netos 30".
Siempre que pague temprano no tenga un impacto negativo en su flujo de efectivo, generalmente tiene sentido financiero hacerlo. Esto es doblemente cierto en un entorno de bajo interés, donde es poco probable que el costo del endeudamiento a corto plazo para cerrar cualquier déficit exceda el valor del descuento.
Hace miles de años, la economÃa global (tal como era) dependÃa del trueque. Hoy en dÃa, la mayorÃa de las transacciones utilizan una moneda respaldada por bancos centrales, pero eso no significa que el intercambio no monetario sea completamente obsoleto. La revolución digital ha dado lugar a una industria artesanal comprometida de facilitadores de trueque como Business Barter Unlimited y U-Exchange Business. Hay lÃmites sobre qué (y cuánto) puede intercambiar, pero vale la pena analizar estos acuerdos si el efectivo es extremadamente ajustado o si cree que sus productos o servicios hacen intercambios valiosos.
La publicidad tradicional es costosa, realmente costosa. Según Ad Age, el costo promedio de un comercial de televisión de horario estelar por 1, 000 impresiones (CPM, es decir, el costo de publicar el anuncio en 1, 000 espectadores) fue de $ 24.76 en 2014. Eso equivale a $ 112, 000 por cada 30 segundos, en promedio . Huelga decir que la mayorÃa de las pequeñas empresas no pueden permitirse ese tipo de gasto.
La publicidad pagada en las redes sociales es mucho más barata. Por ejemplo, de acuerdo con Ad Espresso, el costo promedio del CPM de los anuncios de Facebook en Estados Unidos fue de $ 7, 19 en el tercer trimestre de 2016, menos de un tercio del costo de un anuncio televisivo de horario estelar. Las publicidades en los medios sociales también son menos costosas de producir, aunque cada vez es más común ver spots de video en Facebook o Twitter, los anuncios sociales más rentables siguen siendo simples, memes baratos.
Y no tiene que pagar por publicidad en redes sociales. Si dedicas tiempo y personal para involucrar a los fanáticos de tu compañÃa y desarrollar tu seguimiento social de manera orgánica, puedes llegar a miles de clientes actuales o potenciales sin gastar un centavo.
Las conversaciones orgánicas en las redes sociales no son más que una forma de marketing de boca en boca, una forma rentable y potencialmente poderosa de divulgación que básicamente subcontrata parte de su departamento de marketing a sus clientes.
El marketing de boca en boca tiene diferentes sabores: programas de referencia que pagan a clientes existentes para recomendar nuevos clientes, programas de embajadores de marcas universitarias que pagan a los jóvenes para evangelizar sobre los productos de sus empleadores en el campus, comunidades de intercambio social en Pinterest y otros medios digitales y directorios de revisión en lÃnea, como Yelp. La estrategia o estrategias de mercadotecnia boca a boca de su compañÃa dependerán de la composición demográfica, los hábitos de compra y la respuesta de su audiencia a los esfuerzos de mensajerÃa y ventas.
El tiempo es dinero. Eso significa que el tiempo perdido es dinero desperdiciado. Cada minuto que usted y su equipo pasan postergando es un minuto que no se gasta en trabajo que produce valor.
La procrastinación puede ser tan inocua como detenerse en el escritorio de un compañero de trabajo para conversar brevemente, no relacionado con el trabajo, o ser tan problemático como salir de la oficina durante horas para hacer diligencias personales. Si la procrastinación crónica es un problema en su oficina, descubra por qué está sucediendo y tome las medidas adecuadas para abordarla, por ejemplo, dividiendo tareas abrumadoras en partes.
La procrastinación no es un culpable para todos los problemas de productividad de la oficina. Algunas personas son mejores en el manejo del tiempo que otras. Antes de individualizar a los empleados distraÃdos o aparentemente ineficientes para el coaching o la disciplina, implemente sistemas escalables que responsabilicen a todos, como los requisitos de seguimiento del tiempo (con los programas de software requeridos) y los plazos de referencia para la finalización de tareas estandarizadas.
A veces, la ineficiencia no tiene una causa humana en absoluto. Puede ser la culpa de los sistemas de comunicación pobres o las prácticas de gestión de proyectos anticuadas. Las aplicaciones de gestión de proyectos, como Basecamp y las herramientas de mensajerÃa entre organizaciones, como Slack, pueden contribuir en gran medida a agilizar las funciones que, si bien son necesarias para los objetivos de su empresa, no agregan valor directamente a su trabajo.
Los autónomos y los contratistas independientes son más fáciles de contratar y más baratos para mantenerse empleados que los empleados tradicionales, siempre que cuente con un contrato independiente ejecutable para establecer expectativas y mitigar el riesgo en ambos lados de la relación. No se espera que proporcione a los trabajadores independientes beneficios de seguro de salud, cuentas de jubilación antes de impuestos, ausencias familiares o tiempo libre remunerado u otros beneficios costosos. Solo tiene que pagarles por el trabajo completado.
Es importante no confiar demasiado en autónomos y contratistas, ya que es probable que sean menos leales y puedan tener otras relaciones que distraigan su trabajo para su empresa. Pero para proyectos puntuales y actividades no centrales continuas, pueden servir como la salsa secreta que mantiene bajo control los costos de mano de obra de su empresa.
Cuesta más de lo que piensa contratar a un empleado, especialmente uno con habilidades demandadas o conocimiento especializado. Según el Center for American Progress, reemplazar a un empleado tÃpico (no ejecutivos ni médicos) cuesta alrededor del 20% del salario anual del empleado. Otros estudios sugieren que esta estimación es conservadora. Incluso si toma un 20% al valor nominal, es mucho dinero: para un empleado que gana $ 75, 000 por año, está buscando $ 15, 000 en costos de reclutamiento e incorporación.
Con esto en mente, tiene sentido hacer todo lo que esté a su alcance para retener a los empleados talentosos, incluso si requiere que gaste un poco más en salarios y beneficios. Si mantiene a un trabajador de alto potencial en el redil por un año adicional, subir ese salario de $ 75, 000 a $ 85, 000 es una ganga.
Como dice el viejo refrán, tienes que gastar dinero para ganar dinero. Cada dólar que inviertes en tu negocio tiene una tasa de rendimiento. Pero a veces puede tomar años para que ese retorno se materialice. ¿Por qué no pagas para esperar?
Si su crédito es lo suficientemente bueno, puede usar una tarjeta de crédito para pequeñas empresas para recompensar el gasto responsable en el inventario y el equipo que comprarÃa de todos modos. Las mejores tarjetas de visita devuelven confiablemente 1.5% a 2% en gastos, ya sea en forma de reembolso o millas que pueden utilizarse para viajes gratis. En algunos casos, la tasa de rendimiento es incluso mejor. Mientras pague su saldo completo cada mes y solo use su tarjeta para compras que hubiera hecho de todos modos, saldrá adelante.
Tenga en cuenta que algunas tarjetas de crédito en efectivo y tarjetas de crédito para viajes tienen tarifas anuales, pero puede compensarlas (y algunas) con un uso moderado a intenso. Además, el uso de una tarjeta de crédito comercial crea crédito, que es útil si necesita préstamos o lÃneas de crédito más grandes en el futuro.
A pesar del uso juicioso de las tarjetas de crédito de pequeñas empresas, la deuda generalmente es tu enemigo. Antes de abrazar las opciones de financiación de pequeñas empresas que lo ponen al corriente de los grandes bancos o capitalistas de riesgo, aproveche sus finanzas personales y las redes de amigos y familiares para obtener capital inicial sin intereses. Cada dólar de interés que pague es un dólar que no se acumulará en su cuenta de resultados.
No todas las economÃas son creadas iguales. Algunas ciudades y estados son lugares maravillosos para comenzar y hacer crecer un negocio. Otros no son tan amables.
Colectivamente, los costos de ubicación juegan un papel decisivo en la clasificación de la primera de la segunda. La mejor manera de reducir los altos costos de ubicación es trasladarse a una región de menor costo, pero eso no siempre es práctico o incluso posible, especialmente si usted es un profesional independiente con profundas raÃces familiares en su patio trasero actual.
Si la mudanza no es una opción, debe comprender los costos de su ubicación, identificar los rangos aceptables para cada lÃnea de pedido principal y aprender a ajustar los números a su favor:
Cuando se trata de comprar suministros, inventario y equipos, hay una gran cantidad de personal. Muchas empresas reducen los costos recurrentes al poner en común recursos con otras pequeñas empresas en sus áreas de comercio, o con compañÃas de ideas afines en geografÃas más amplias.
Dependiendo del tamaño y la función de su empresa, puede considerar:
A menos que se especifique claramente en un contrato vinculante, todos los precios indicados son negociables. Este es el caso incluso si no aprovecha una alianza o red de pequeñas empresas como American Express OPEN. Los empresarios tienden a cuidarse mutuamente, y simplemente mencionar que usted es dueño de un negocio suele ser suficiente para obtener un descuento.
En algunos casos, hay un quid pro quo activo en el trabajo, a menudo referidos o descuentos por volumen. Por ejemplo, al equipar su nueva suite comercial u oficina doméstica, pregunte al decorador de interiores si ofrecen descuentos o bonificaciones para nuevas referencias de clientes. Del mismo modo, si compra 10 o 20 escritorios o computadoras portátiles a la vez, es probable que califique para un descuento por volumen, pero tiene que preguntar.
Parece contra-intuitivo aconsejar no comprar a granel. Sin embargo, cualquier persona que haya cometido el error de comprar la tina de mantequilla de manà más grande en el club de depósito, solo para tirarlo a la basura dos años más tarde sin hacer una abolladura, tiene experiencia de primera mano con los peligros de la compra en grandes cantidades.
Antes de comprometerse con una compra a granel, hágase una simple pregunta: ¿Tiene sentido comprar tanto de una cosa? Si su oficina consume una tonelada de café cada mes, compre una bolsa de frijoles enteros de 50 libras. Por otro lado, si ha reducido drásticamente el uso de papel en los últimos años, tal vez no tenga sentido comprar cientos de resmas a la vez para obtener una mejor tasa por unidad, especialmente si no tiene un lugar listo para almacenarlo todo. Todo con moderación.
En muchas industrias, especialmente en software, la competencia por el talento es feroz. Además de paquetes de acciones jugosas (y con frecuencia imprudentes) y generosas asignaciones de tiempo de espera, muchos empleadores de tecnologÃa ofrecen beneficios fabulosos y beneficios marginales en una carrera armamentista constante para atraer ingenieros y diseñadores ultra calificados.
Algunas ventajas de los clichés, como las mesas de futbolÃn y las sillas de pelotas en las áreas comunes, son asequibles a largo plazo, pero podrÃa decirse que se trata de escaparatismo.
Otros, como el almuerzo gratuito todos los dÃas, son más prácticos: los empleados tienen que comer, después de todo. Sin embargo, con el tiempo, pueden afectar la rentabilidad. Si está enzarzado en una feroz batalla para atraer y retener talentos, probablemente sea mejor ofrecer un salario inicial más alto, bonificaciones de rendimiento más jugosas y mejores paquetes de beneficios (especialmente cuentas de atención médica y de jubilación).
Para aumentar la moral y fomentar la camaraderÃa, sustituya los costosos beneficios por otros más económicos. Por ejemplo, cambie la barra húmeda en la cocina de su oficina por una hora feliz semanal donde los empleados paguen por su cuenta, y abandone las salidas de teatro de toda la compañÃa para realizar excursiones opcionales a atracciones gratuitas o de bajo costo en su ciudad.
La mayorÃa de los proveedores de servicios comerciales operan en industrias competitivas. Úselo para su beneficio comprando servicios esenciales, o simplemente amenazando con darse una vuelta en el momento adecuado.
Muchas compañÃas de seguros ofrecen grandes descuentos o bonificaciones a los clientes que dan el salto de la competencia. Lo mismo ocurre con las cooperativas de crédito y los bancos, que utilizan la promesa de cuentas bancarias gratuitas y promociones de cuentas bancarias para impulsar nuevos negocios. Recortar esa tarifa de mantenimiento mensual de $ 10 a $ 15, y luego embolsar $ 200 a $ 300 en dinero gratis simplemente por abrir una nueva cuenta, parece un buen trato.
Permitir que sus empleados trabajen a distancia reduce sus costos de transporte, manteniendo más dinero en sus bolsillos, y el suyo, a través de menores costos de servicios públicos y, potencialmente, menores aumentos anuales.
Limitar los viajes pagados por la compañÃa es un trato aún mejor para su negocio. Claro, no hay sustituto para la creación de equipos en convenciones de la industria, reuniones profesionales o fiestas anuales. Pero eso no significa que deba viajar para cada reunión de cliente o para el registro de la oficina satélite.
Para reuniones más grandes, los sistemas de reuniones virtuales con capacidades de telepresencia pueden reemplazar fácilmente a los powwows de la oficina. Y no son tan caros como se podrÃa pensar: el plan más costoso de GoToMeeting, que admite hasta 100 usuarios, cuesta $ 49 por mes, y hay una versión gratuita para equipos pequeños. Incluso a $ 49 por mes, está viendo menos de $ 600 por año, probablemente menos que el costo por empleado de un solo viaje de negocios.
Cada negocio es diferente. Por ejemplo, no puede limitar los gastos de viaje si sus deberes no requieren que viaje, y no puede reducir el tamaño de su espacio de oficina si está trabajando desde una oficina en el hogar.
Sin embargo, es prácticamente seguro que los libros contables de su empresa contienen al menos alguna grasa financiera para recortar. Incluso si crees que has arrancado toda la fruta que está a la altura, puede valer la pena echarle un vistazo. No le costará nada y podrÃa producir una recompensa significativa a tiempo.
¿Qué está haciendo para reducir los gastos de su empresa y aumentar sus ganancias?
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