6 Organización de la oficina doméstica Ideas y sugerencias

Cuando trabajas en casa, eres tu propio gerente de oficina. El funcionamiento incorrecto de la computadora, el trabajo con reparadores de servicios públicos y el almacenamiento del papel de la impresora es responsabilidad exclusiva de usted.

Si trabaja desde su casa, es esencial que proteja su espacio de trabajo y su negocio mediante el desarrollo de un plan de administración de la oficina. Ya sea que se trate de obtener muebles de oficina en el hogar ergonómicamente correctos o desarrollar un plan de respaldo en caso de mal funcionamiento de la computadora y de Internet, una buena administración de la oficina en el hogar establecerá su profesionalismo y aumentará sus ganancias.

Consejos de administración de la oficina en casa

1. Establecer un espacio de trabajo separado

Es sensato crear una sensación de separación en la oficina de su hogar, incluso si su espacio de trabajo forma parte de otra sala o en una esquina de su sótano. Aunque no siempre es posible utilizar una habitación separada, haga lo posible por identificar un lugar en su hogar que sea su "área de oficinas". Si no tiene paredes o particiones para su área de oficinas, puede crear límites mentales limitando sus actividades laborales (incluidas las conversaciones telefónicas y el correo electrónico de respuesta) a esta ubicación.

Hay una serie de razones por las cuales acordonar específicamente un área en su casa ya que el trabajo solo es importante:

• Un espacio de oficina en el hogar claramente definido establece límites para usted y los miembros del hogar. Los niños, los compañeros de habitación, los cónyuges y los compañeros aprenderán a respetar su necesidad de concentrarse en su trabajo si pueden identificar fácilmente cuándo está trabajando y si no está disponible para tratar problemas personales o familiares.
• Reduce el riesgo de que la documentación y el equipo relacionados con el trabajo se pierdan en el resto de su hogar.
• Le ayuda a establecer una presencia profesional cuando se reúna con clientes.
• Si planea tomar la deducción fiscal de la oficina hogareña, es más fácil defenderse contra una auditoría si puede demostrar que su trabajo se lleva a cabo en un área de su hogar que se usa exclusivamente para el trabajo.

2. Go Pro con sus suministros de oficina y muebles

El conjunto de silla y escritorio antiguo de su abuela puede verse hermoso, pero probablemente sea una pesadilla ergonómica y organizativa. Asegúrese de tener una silla de oficina cómoda y un escritorio de la computadora bien diseñado en la oficina de su hogar para ayudar a protegerse contra la tensión corporal y reducir el desorden.

No necesita comprar estas piezas nuevas: consulte Craigslist para encontrar personas y empresas que venden muebles antiguos de oficina. Otra opción es encontrar si hay tiendas de muebles de oficina cerca de usted que se ocupen de muebles usados, algunos incluso pueden entregar. Mantenga los ojos bien abiertos para cualquier venta que se cierre, ya que estas tiendas a menudo venden sus accesorios, muebles de oficina e incluso máquinas de oficina (como computadoras e impresoras) mientras intentan liquidar su inventario.

3. Establecer cuentas separadas de correo electrónico y teléfono

Cuando se trata de comunicaciones, es mejor evitar mezclar negocios con placer. No quiere que sus hijos respondan la llamada de un cliente y no quiere arriesgarse a incluir a un cliente en un correo electrónico masivo que contenga el último meme de lolcats. También es fácil pasar por alto o perder mensajes de correo electrónico y mensajes de clientes si entran en sus buzones y cuentas personales.

Si no desea molestarse con una línea telefónica separada, aún puede obtener un número dedicado que se conecta a un buzón de voz, lo que le permite recibir mensajes de clientes y prospectos para que pueda volver a llamar cuando lo desee.

4. Hacer uso de los servicios de Home Office

Eche un vistazo a los servicios de oficina / negocios que ofrecen las tiendas de copia locales, así como a las cadenas corporativas, como FedEx Office o UPS Store en su área. Muchos de estos lugares se dirigen a sus servicios a propietarios de negocios pequeños y basados ​​en el hogar que no tienen una sala de correo o no pueden permitirse el lujo de contratar personal de apoyo.

Los servicios varían según la ubicación, pero además de ofrecer servicios de copia, buzones privados y envío de paquetes, estas tiendas también pueden aceptar paquetes en su nombre (lo cual es importante si recibe muchas entregas) e incluso pueden ofrecer a los clientes servicios gratuitos o de bajo costo. acceso a computadora de gran valor.

5. Haz planes de respaldo

Nadie quiere pensar en eventos que puedan descarrilar su negocio, pero si usted es propietario de una pequeña empresa, es importante que lo haga. Si no identifica amenazas para su negocio, tendrá que luchar cuando las cosas no salen según lo planeado.

Desde desastres naturales hasta enfermedades a largo plazo, un cambio en las circunstancias puede poner fin a su negocio si no puede continuar trabajando. Incluso un problema a corto plazo, como un corte de energía o un mal funcionamiento de la computadora, puede dañar su negocio si no puede cumplir con el plazo del cliente o procesar los pedidos de manera eficiente.

Planificación de eventos importantes
Los desastres naturales, el terrorismo, los disturbios civiles o los brotes de enfermedades pueden tener un efecto devastador en grandes y pequeñas empresas, e incluso los mejores planes pueden hacer que sea difícil para los dueños de negocios individuales hacer que sus negocios funcionen por sí solos. La Administración de Pequeños Negocios de los EE. UU. Ofrece amplia información sobre la planificación de desastres comerciales en su sitio web, junto con información sobre programas gubernamentales que pueden ayudar a los propietarios de negocios a restablecer las operaciones después de que un evento importante cause interrupciones en una comunidad.

Planificación para lo inesperado
Las cosas que pueden afectar su capacidad para realizar su trabajo incluyen fallas de energía y de servicios públicos, fallas en los equipos, enfermedades, lesiones y emergencias familiares. Si bien algunas de estas circunstancias son inevitables, se arriesga a perder clientes y clientes si no puede cumplir con los plazos, enviar productos de manera oportuna o simplemente proporcionar su nivel normal de servicio.

Aquí hay algunas ideas para gestionar escenarios comunes:

• Identifica lugares para conectarte . Consulte en su vecindario los lugares que ofrecen Wi-Fi y permita a los clientes usar el servicio por largos períodos de tiempo. Cafés, copisterías, tiendas de envío y bibliotecas públicas son todos lugares potenciales para encontrar WiFi. Las casas de amigos y familiares también pueden ser buenos lugares para conectarse, ¡solo asegúrese de llamar y preguntar antes de pasar! Identifique varios puntos de acceso amigables para el trabajo en su área y tome nota de sus horas de operación para que no pierda el tiempo yendo de un lugar a otro cuando su Internet se apaga.
• Mire en banda ancha de pago por uso . Con un módem USB y una banda ancha de pago por uso, podrá quedarse en casa en caso de que se cierre el servicio regular de Internet.
• Tecnología de respaldo . Si bien es una buena idea mantener copias de seguridad de sus archivos y proyectos, también debe tener alguna tecnología de respaldo disponible en caso de que su computadora se desaproveche. La forma más fácil de hacerlo es comprar una laptop o netbook económica que puede usar si su computadora principal se cae. Si bien puede tener en su mano un modelo de escritorio anterior, no es portátil ni tiene un costo, lo que lo hace inútil si sufre un corte de energía simultáneo a un mal funcionamiento de la computadora. También puede buscar servicios de respaldo como Backblaze y Mozy.
• Compre una fuente de alimentación ininterrumpida (UPS) . Un UPS puede proteger su máquina contra subidas de tensión y darle tiempo suficiente para apagar su sistema de escritorio, así como también enviar un correo electrónico rápido a los clientes para avisarles que no tendrán energía por un tiempo. Puede encontrar fuentes de energía ininterrumpidas en Amazon por tan solo $ 50.
• Guarde una copia impresa de la información importante . Es una buena idea tener una copia impresa de la información de contacto de su cliente para que pueda mantenerse en contacto incluso si no puede acceder a Internet o a los archivos de su computadora.

6. Saber cuándo es hora de mudarse a un nuevo espacio

Si bien muchas personas pueden operar con éxito un negocio en el hogar, es posible que lleguen a un punto en el que ya no sea práctico trabajar desde casa, al menos a tiempo completo. Quizás necesite reunirse cara a cara con los clientes, almacenar gran cantidad de inventario o trabajar en un entorno con menos distracciones.

Considere espacios de trabajo conjunto que le permitan alquilar un escritorio en un espacio de oficina compartido si no puede pagar o no necesitará una oficina completa. Muchos espacios de co-trabajo le permiten alquilar espacio de acuerdo a sus necesidades, por lo que no tendrá que comprometerse con un contrato de tiempo completo si todo lo que necesita es un lugar para reunirse con los clientes un par de veces al mes. Otra opción es compartir la oficina, lo que le permite asociarse con otro arrendatario o propietario de la oficina para compartir los costos de la oficina.

Palabra final

Los desafíos de trabajar desde casa y las recompensas pueden mantener el equilibrio cuando se establece una oficina hogareña que funciona bien. Tenga en cuenta que ninguna oficina se ejecuta solo. Tomar buenas decisiones y ejercer la autodisciplina le ayudará a mantener su negocio funcionando sin problemas a largo plazo.

¿Cuáles son algunos de sus mejores consejos para mantener su oficina hogareña o área de trabajo en funcionamiento de manera eficiente?

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