Revisión de FreshBooks - Software de facturación en línea para facturación sin dolor

Si trabajas como un profesional independiente o tienes tu propia pequeña empresa, probablemente no puedas pagar un contador a tiempo completo, pero tampoco puedes confiar en que tus finanzas se administren por sí mismas. Afortunadamente, hay una aplicación para eso. Con aproximadamente cinco millones de usuarios globales, FreshBooks es uno de los programas contables más populares disponibles en la nube. Proporciona herramientas intuitivas y no técnicas para ayudar con la facturación, el seguimiento de gastos, la gestión del tiempo y la gestión básica del proyecto.

FreshBooks tiene muchos competidores en el abarrotado espacio de contabilidad en línea, incluidos Kashoo, Zoho Books, Xero y Wave. Con opciones de pago versátiles y funciones de contabilidad automatizadas, a diferencia de algunos de sus competidores más baratos, es especialmente útil para los empresarios ocupados que no pueden darse el lujo de dedicar tiempo a actividades contables manuales.

Cómo funciona

Para registrarse en FreshBooks, solo tiene que proporcionar su nombre y dirección de correo electrónico. Para los planes pagos, no tiene que ingresar un número de tarjeta de crédito hasta el final de su período de prueba de 30 días. Después de inscribirse, se le facturará mensualmente y puede cancelar en cualquier momento.

El corazón de su cuenta FreshBooks es un tablero que le permite crear estimaciones, realizar un seguimiento del tiempo trabajado, enviar facturas, administrar gastos, editar listas de clientes y generar informes financieros para su negocio. Este panel tiene una URL personalizada, expresada como "yourname.FreshBooks.com".

Puede automatizar muchas funciones de FreshBooks, incluida la entrada de pago, avisos de retraso en el pago a clientes y generación de informes. También puede vincular su cuenta directamente con una aplicación de pago de un tercero (como Stripe) para crear un punto de venta en línea para su empresa. A menos que tenga una cuenta gratuita, FreshBooks también le permite reemplazar su propia marca con su logotipo corporativo en las facturas que envía a los clientes. Para las empresas que no necesitan administrar transacciones financieras complejas, está diseñado para cumplir el rol de contable humano.

Características principales

Las características de FreshBooks varían de acuerdo con cada plan disponible.

Plan gratuito

El plan gratuito incluye solo algunas de las características útiles de FreshBooks, y solo puede tener un cliente en él. Se te otorga solo 14 días antes de que se te pida que realices la actualización, en lugar de 30 para planes pagos, y luego te superan las ventas semanales.

• Creación y entrega de facturas . FreshBooks le permite crear un número ilimitado de facturas que incluyen su nombre o nombre comercial, información de contacto y logotipo personal o corporativo. Puede especificar una tarifa por hora, un costo por unidad o una tarifa fija de servicio, así como una fecha de vencimiento. Una vez creado, puede entregar una factura por correo electrónico o imprimirla y enviarla por correo postal. Si envía su factura en línea, puede ver cuándo se ve por primera vez.
• Estimaciones Antes de comenzar un proyecto, puede usar FreshBooks para generar un presupuesto para su cliente y editarlo en cualquier momento durante el proyecto. Cuando se haya completado, convierta la estimación en una factura formal con un solo clic.
• Aceptación de pago y seguimiento . La plataforma FreshBooks le permite aceptar las principales tarjetas de crédito, incluidas Visa, MasterCard y American Express (utilizando una aplicación de pago de terceros), así como PayPal. Cualquier moneda se puede usar para facturar y aceptar pagos. Cuando se le paga, en parte o en su totalidad, el monto adeudado en la factura cambia para reflejar eso. También puede aceptar pagos fuera de línea como efectivo y cheques, aunque debe actualizar su factura manualmente en esos casos. Puede reembolsar el pago de un cliente o cancelar una factura vencida, reduciendo a cero su saldo sin registrar que se ha pagado.
• Recordatorios y Avisos . Puede generar recordatorios de pagos atrasados ​​para clientes morosos o instruir a FreshBooks para que envíe avisos automáticamente después de que pase cada fecha de vencimiento.
• Servicios de correo . FreshBooks puede empaquetar y enviar sus facturas a cualquier parte del mundo a través de publicaciones tradicionales. Para usar este servicio, debe comprar "sellos", que son créditos postales que incluyen gastos de envío, embalaje y mano de obra. Los sellos individuales cuestan $ 2.29 cada uno, con un costo que desciende a $ 1.79 para pedidos de 100 a 499, y $ 1.49 para pedidos de 500 o más. Se necesita un sello para enviar una factura dentro de EE. UU. Y Canadá, y dos para enviarlo a otro lugar.
• Seguimiento de gastos manual . Puede hacer un seguimiento de sus gastos tomando fotos de sus recibos y cargándolos en su cuenta. También puede asignar gastos específicos a los clientes y agregar automáticamente líneas de pedido a sus facturas.
• Seguimiento del tiempo FreshBooks tiene un reloj de tiempo incorporado, que puede iniciar y detener a voluntad, que realiza un seguimiento de sus horas facturables. Mantenga un reloj de tiempo por separado con diferentes tarifas para cada cliente. Puede crear facturas directamente desde sus hojas de tiempo cuando lo desee.
• Informes . FreshBooks puede generar informes para sus ganancias y pérdidas generales, impuestos, gastos e historial de cobros. Úselos para medir el estado financiero de su empresa de un vistazo.

Plan de plántulas

Por $ 19.95 al mes, Seedling le permite agregar hasta 25 clientes y tiene la opción de ocultar la marca FreshBooks en sus facturas. Además, este plan incluye todas las características del plan gratuito, además de lo siguiente:

• Seguimiento automático de gastos . El Plan de Semillas le permite importar sus gastos directamente desde su banco o cuentas de tarjeta de crédito, eliminando la necesidad de ingresar manualmente en la mayoría de los artículos.
• Integración de aplicaciones . La plataforma se integra con docenas de aplicaciones de terceros, incluidas opciones para administración de nómina (como ZenPayroll), software impositivo (como SimpleTax), herramientas de administración de proyectos (como Basecamp), gestión de relaciones con clientes (como Highrise) y más.

Plan Evergreen

Por $ 29.95 al mes, obtienes todas las funciones disponibles con Seedling, además de lo siguiente:

• Clientes Ilimitados . Su plan Evergreen le permite agregar tantos clientes como desee a su cuenta.

Plan Mighty Oak

$ 39.95 por mes incluye todas las características disponibles con los planes más bajos, más lo siguiente:

• Herramientas de gestión de proyectos . Herramientas básicas de administración de proyectos, tales como hojas de tiempos del equipo que le permiten establecer diferentes tarifas para diferentes miembros del personal.
• Hojas históricas de gestión del tiempo para equipos . Si administra un equipo, puede ver los registros cronológicos históricos de cada miembro desde que comenzó su cuenta.
• Usuarios adicionales Sin costo adicional, puede agregar un usuario adicional a su cuenta. Si desea agregar más miembros del equipo, cuesta $ 10 por mes, por usuario.

Ventajas

1. Puede aceptar pagos con PayPal y tarjeta de crédito a través de FreshBooks
Puede vincular sus cuentas FreshBooks y PayPal y actualizar automáticamente sus facturas cuando le pagan. Aunque puede aceptar pagos de PayPal de clientes a través de Wave, no puede vincular sus cuentas. Al vincular su cuenta FreshBooks con una plataforma de pago de terceros, también puede aceptar pagos con tarjeta de crédito. No puedes hacer esto con Kashoo o Zoho Books.

2. Sus facturas y cuenta se actualizan automáticamente para pagos en línea
Cuando recibe una tarjeta de crédito en línea o un pago con PayPal, FreshBooks lo registra y actualiza la factura correspondiente. Por el contrario, Kashoo requiere que ingrese todos los pagos manualmente, incluidos los realizados a través de PayPal. Zoho Books requiere la entrada manual para todos los pagos con tarjeta de crédito.

3. No tiene que pagar por asistencia telefónica
Una cuenta FreshBooks gratuita permite el acceso a líneas de asistencia telefónica gratuitas para clientes en Norteamérica, el Reino Unido e Irlanda. Zoho Books y Wave también tienen soporte de llamadas, pero ambos restringen el acceso a suscriptores que pagan. Como mínimo, debe inscribirse en el paquete Plus de $ 9 por mes de Wave o en la suscripción de Zoho de $ 24.99 por mes para obtener ayuda de una persona en vivo.

4. Puede facturar en múltiples idiomas
Muchos de los competidores de FreshBooks requieren que sus facturas se escriban en inglés. Si tiene clientes en otros países, esto puede parecer descortés, incluso si comprenden el idioma. En todos los paquetes de FreshBooks, puede establecer el idioma predeterminado de cada cliente. Elija entre inglés, español, francés, alemán, italiano, noruego, sueco, danés, holandés, portugués e incluso estonio.

5. La facturación multimoneda está disponible
Todos los paquetes de FreshBooks le permiten establecer monedas predeterminadas para cada cliente y facturarlas en sus denominaciones de origen. FreshBooks maneja la conversión matemática a las tasas actuales. Por el contrario, los planes más baratos de Xero no le permiten facturar en múltiples monedas: debe optar por el plan "Premium 10" de $ 70 por mes para obtener este beneficio.

6. Interfaz limpia, práctica y útil
FreshBooks tiene una interfaz intuitiva y nítida centrada en un tablero despejado. Desde aquí, puede acceder fácilmente a pestañas separadas para cada una de las funciones principales de FreshBooks, que incluyen la creación y el envío de facturas, el seguimiento de los gastos y la generación de informes.

Dentro de cada pestaña, grandes etiquetas y botones claramente marcados lo dirigen. Para los usuarios más nuevos, la plataforma también incluye texto nativo que brinda una explicación adicional para cada función sin que sea necesario ingresar a la sección de ayuda. Por el contrario, plataformas como Zoho Books y Wave intentan incluir tantas funciones en una sola pantalla como sea posible, creando un desorden innecesario.

7. Hay una versión gratuita
Aunque es algo limitado, FreshBooks tiene una versión gratuita. Eso es más de lo que pueden decir competidores como Kashoo y Zoho Books.

Desventajas

1. La versión gratuita es muy limitada
A diferencia de Kashoo, Xero y Zoho Books, FreshBooks tiene una versión gratuita. Sin embargo, es extremadamente limitado, ya que permite un solo cliente y evita las funciones clave, como la importación automática de gastos y el seguimiento del tiempo del equipo. Y, parece que se está moviendo en la dirección incorrecta: cuando FreshBooks se lanzó por primera vez, puede agregar tres clientes a su cuenta gratuita.

En comparación, Wave ofrece todo su conjunto de servicios, incluidos clientes y facturas ilimitadas, de forma gratuita. Solo tiene que pagar por paquetes que incluyen soporte de chat y teléfono en vivo.

2. Sin seguimiento de inventario o depreciación
Si dirige una empresa que comercializa bienes físicos, no puede usar FreshBooks para rastrear su inventario y envíos. Si bien le permite hacer un seguimiento de sus gastos cargando recibos y facturas de proveedores en su cuenta, su competidor Xero utiliza sus gastos y pagos para mantener una contabilidad en tiempo real y automáticamente actualizada de su inventario. Tampoco hay un calendario de depreciación para los activos fijos a través de FreshBooks, una consideración importante en los impuestos. Xero tiene esto también.

3. Sin funciones de nómina
FreshBooks le permite realizar un seguimiento de las horas facturables de su equipo, pero carece de funciones reales de nómina. No puede registrar las horas de los empleados, retener impuestos, hacer depósitos directos o cortar cheques con el software, aunque puede registrar los pagos a los contratistas como gastos.

Por el contrario, Wave tiene una aplicación de nómina que cuesta $ 5 por mes, más $ 4 por mes por cada empleado en el sistema. Las versiones de mayor costo de Xero tienen funcionalidad completa de nómina, incluido el depósito directo. FreshBooks se integra con aplicaciones de nómina de terceros, pero esto puede presentar otros inconvenientes, incluidos mayores costos, falta de servicio al cliente en el extremo de FreshBooks y posibles problemas de funcionalidad.

4. Precios no competitivos
En relación con algunos de sus competidores, FreshBooks sufre de precio. Kashoo, que ofrece funciones similares (y facturación ilimitada), cuesta solo $ 49 por año. Esto se compara con $ 19.95 por mes para la versión paga más barata de FreshBooks, que limita las facturas a 25 clientes. Mientras tanto, el paquete de contabilidad de Wave, similar al plan Evergreen de FreshBooks, es completamente gratuito para los usuarios que no optan por un paquete de soporte en vivo.

5. Período de prueba corto y venta persistente para la versión gratuita
FreshBooks ofrece un período de prueba gratuito de 14 días a través de su versión gratuita. En comparación, muchos de sus competidores tienen pruebas gratuitas de 30 días sin necesidad de una tarjeta de crédito. Además, durante el período de prueba de FreshBooks, recibirá instrucciones para inscribirse en un plan pago. La venta ascendente continúa semanalmente hasta que se actualice.

Palabra final

FreshBooks es definitivamente una solución de facturación y contabilidad basada en la nube para autónomos, profesionales solitarios y propietarios de pequeñas empresas. Además, ofrece una versión gratuita, que puede ser suficiente si tiene un solo cliente para facturar. Si solo necesita realizar un seguimiento de sus gastos, generar facturas y asegurarse de que le paguen, es probable que lo encuentre eficiente y fácil de usar. Y, si te quedas atascado, el soporte gratuito está a solo una llamada de distancia.

Por otro lado, FreshBooks carece de muchas funciones de contabilidad, como administración de inventario y nómina, que son esenciales para las empresas con múltiples empleados. Estos se ofrecen con frecuencia en paquetes de la competencia.

Veredicto

FreshBooks tiene muchas características útiles para las empresas que necesitan programas contables básicos, pero su precio es inferior al de los competidores básicos similares, como Wave y Kashoo. Si necesita una plataforma de contabilidad económica y completa, busque una de estas opciones.

Puntuación

4 estrellas de 5: una serie de características básicas de contabilidad, junto con ventajas adicionales, hacen que FreshBooks sea atractivo. Sin embargo, los límites a la cantidad de clientes que puede facturar con la versión gratuita, más los precios desagradables en general, van en contra de eso.

¿FreshBooks es su elección para el software de contabilidad basado en la nube, o prefiere otra opción?

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