20 maneras de administrar y aumentar el flujo de caja de la pequeña empresa

Si bien las ventas son los músculos de un negocio, el flujo de caja es su sangre vital. El efectivo que fluye regularmente a una empresa es necesario para pagar salarios, comprar materiales y, literalmente, mantener las luces encendidas y las puertas abiertas. Muchas empresas se ven obligadas a desacelerar su crecimiento simplemente porque carecen de las entradas de efectivo necesarias para respaldar las salidas de los costos.

Acelerar el flujo, convirtiendo las ventas en efectivo lo antes posible, y aumentar el margen entre las entradas y salidas para crear un colchón de efectivo son esenciales para el crecimiento sostenido a largo plazo de todas las empresas, grandes o pequeñas.

Estrategias para agregar saldos de efectivo y acelerar las entradas de efectivo

1. Depósito de saldos en efectivo en cuentas que generan intereses
Las cuentas corrientes que generan intereses están disponibles en la mayoría de los bancos hoy en día, aunque con un requisito de saldo mínimo. Dado que las tasas de interés en estas cuentas a menudo están por debajo de las tasas de las cuentas de ahorro, los certificados de depósito (CD) o las cuentas del mercado monetario, guardan la mayor parte de sus fondos en estas cuentas mejor pagadas. Luego, transfiera los fondos necesarios de las cuentas mejor pagadas para cumplir con el requisito de saldo mínimo en una cuenta corriente que genere intereses más el total de los pagos que vencen esa semana o mes.

Obviamente, es importante mantener el efectivo líquido, de modo que o evite los CD a largo plazo, invierta en CD sin penalizaciones o solo invierta una parte de los fondos a los que no tendrá acceso hasta que el CD madure. Además, solicite a sus clientes que realicen pagos directos a la cuenta de mayores ingresos para las cuentas por cobrar, de modo que el interés comience inmediatamente.

2. Vender o retirar el exceso y el equipo o inventario obsoletos
El equipo inactivo, obsoleto y no funcional ocupa espacio y atesora capital que podría usarse de forma más productiva. El equipo que ha sido poseído por un período más largo generalmente tendrá un valor en libros igual a su valor de recuperación o menos, por lo que una venta puede resultar en una ganancia imponible. Esta ganancia debe informarse en sus declaraciones de impuestos. Sin embargo, si tiene que vender por debajo del valor en libros, incurrirá en una pérdida impositiva, que puede utilizarse para compensar otras ganancias de la compañía.

El exceso de inventario puede volverse obsoleto e inútil rápidamente a medida que cambian los requisitos del cliente y se introducen nuevos materiales. Considere vender cualquier inventario que no sea probable que se use en los próximos 12 meses, a menos que los costos para retenerlo sean mínimos y los ingresos por una venta sean insignificantes.

3. Requiere depósitos en pedidos grandes o personalizados
Cuando trabaje con un pedido único o personalizado, solicite un depósito de garantía equivalente a un mínimo del 50% del precio total. Los productos únicos tienen un valor de venta limitado, generalmente solo para la persona o empresa que realiza el pedido. Sin un depósito, usted está sujeto al riesgo de tener que realizar un pago reducido en el momento de la entrega.

Tener un depósito reduce la probabilidad de una pérdida financiera en la peor de las circunstancias. Asegúrese de que los clientes comprendan su política e inclúyala en el idioma del contrato para evitar futuras dificultades.

Por el contrario, evite la necesidad de pagar depósitos a sus proveedores por pedidos. Pídales que consideren su historial de crédito y la buena relación entre las dos compañías en lugar de exigir su dinero en efectivo, que podría utilizarse mejor en otro lugar.

4. Etapa de pagos en contratos largos a su beneficio
Algunos clientes, debido a su tamaño o políticas, se negarán a celebrar contratos que requieran depósitos iniciales. En lugar de perder el negocio, negocie términos de pago y puntos de referencia que superen o sean paralelos a sus costos.

Por ejemplo, un contrato de construcción típico podría permitir un pago del 15% cuando se completa la ingeniería, un 25% adicional cuando se entrega el material en el sitio, y el 50% del monto del contrato en puntos de referencia de progreso específicos. El 10% restante del precio del contrato generalmente es retenido por el comprador hasta la inspección y aceptación final.

5. Reconocer "Scope Creep" y usar las órdenes de cambio cuando corresponda
Si su producto se vende con alguna condición adjunta, o el servicio que debe proporcionar se define en un contrato entre usted y el comprador, debe conocer los requisitos exactos que se esperan de usted como resultado. Cualquier cambio en esos requisitos podría permitirle buscar un pago extra por el trabajo auxiliar realizado. La falta de una compensación adecuada perjudica a su empresa de dos maneras: no recibe los ingresos adicionales y aumentan sus costos.

6. Ofrecer descuentos para el pago rápido
Desarrolle un programa de descuentos para alentar pagos rápidos, cobrando el dinero que se le debe lo más rápido posible. Los términos de pago normales permiten un período de 30 días para la remesa después del recibo de una factura, con un descuento del 2% si se paga dentro de los primeros 10 días. Puede ofrecer más, menos o ningún descuento para el pago, según sus necesidades y los hábitos de pago anteriores de sus clientes.

Sin embargo, recuerde que su capacidad para establecer una política de cobros dependerá de su fuerza relativa frente a la de su cliente. Una cuenta importante puede tomar un descuento ofrecido y aún pagar tarde.

5. Penalizar a los morosos con multas de interés
Una multa para los morosos es el "palo" en el enfoque de "la zanahoria y el palo" para cobros, la "zanahoria" es el descuento para el pago anticipado. Si bien la recopilación del interés puede no ser posible en todas las instancias, la presencia de la política enfatizará la importancia de los pagos puntuales a sus clientes.

6. Contrato con una agencia de cobranzas por cuentas por cobrar viejas
La búsqueda de cuentas por cobrar antiguas requiere dedicación y tiempo, y puede llegar rápidamente al punto de rendimientos decrecientes para su personal. Pocas pequeñas empresas cuentan con los recursos, la capacitación o la experiencia para perseguir eficazmente cuentas morosas. Además, los clientes que superan los 60 días para el pago sin una razón justificable rara vez garantizan una relación continua, y generalmente requieren medidas firmes para extraer el pago.

Las agencias de cobro de terceros son expertas en trabajar con dichas cuentas y, en general, están dispuestas a continuar la cobranza a sus propias expensas a cambio de un porcentaje fijo de los fondos recaudados. En algunos casos, las agencias simplemente comprarán la deuda morosa del negocio con un descuento y asumirán todos los riesgos posteriores de cobro. Si bien los costos de la recolección de terceros en comparación con el saldo original de la cuenta son exorbitantes, su alternativa puede ser ningún pago en absoluto.

7. Utilizar ventas de suscripción
Si su producto se consume y recompra regularmente varias veces al año, establezca un programa de suscripción en el que los clientes prepaguen el producto y la entrega. Periódicos, revistas, televisión por cable, paisajismo y mantenimiento de piscinas son ejemplos de productos y servicios que se prestan a un modelo de suscripción. Además de recibir efectivo por adelantado para cubrir los costos futuros, tiene las ventajas de garantizar ventas futuras y una programación de recursos más sencilla.

8. Instituya un programa de ventas de Layaway
Los programas de Layaway fueron muy populares antes del uso generalizado de las tarjetas de crédito personales a fines de la década de 1950. Un programa de reserva le permite a los clientes seleccionar un producto específico, que luego se reserva para una futura compra y entrega cuando el pago se ha completado. El vendedor tiene el uso del efectivo antes de incurrir en el costo del producto. Se requiere un tratamiento contable especial del efectivo recibido, así que asegúrese de que su contador conozca el programa.

9. Iniciar una línea de crédito de cuentas por cobrar
A pesar de sus mejores esfuerzos, incluso las empresas mejor administradas sufren un rezago entre el gasto de producir un producto (una salida de efectivo) y recibir el pago después de la venta, el ingreso de efectivo. Este rezago está representado por el saldo de las cuentas por cobrar como activo corriente en los libros de la compañía.

La mayoría de los bancos están dispuestos a prestar hasta el 80% del saldo de las cuentas por cobrar, proporcionando así efectivo al prestatario en el momento del préstamo, en lugar de esperar hasta que se cobre la cuenta. El monto del préstamo varía hacia arriba o hacia abajo a medida que se recopilan las cuentas antiguas y se agregan nuevas cuentas al préstamo. Si bien el préstamo está garantizado con las cuentas por cobrar, la empresa, y posiblemente los propietarios de la empresa, se mantienen como garantes de la deuda.

10. Establezca una línea de crédito de inventario
Los inventarios de materias primas, productos en proceso de fabricación y productos terminados en espera de venta se consideran activos corrientes y requieren importantes gastos de efectivo para adquirir y mantener. Los prestamistas, reconociendo el valor y la probabilidad de que los materiales inventariados se conviertan en ventas en el futuro cercano e intermedio, aceptarán el inventario como colateral y los porcentajes variables del préstamo del saldo del inventario en función de su composición; en la mayoría de los casos, hasta 50% de su valor

Al igual que un préstamo de cuentas por cobrar, el saldo variará hacia arriba y hacia abajo a medida que cambien los niveles de inventario y los prestatarios se mantendrán como garantes. Los préstamos de inventario son problemáticos para los prestatarios, ya que un inventario físico debe tomarse y valorarse regularmente a los precios actuales del mercado, generalmente mensualmente, y posteriormente conciliarse con el valor en libros de la empresa y el banco.

11. Instituir un Arreglo de Factoring
El factoring generalmente involucra a una compañía financiera no bancaria de terceros, o "factor", que adelanta un porcentaje negociado, del 75% al ​​80%, de las cuentas individuales en el saldo de las cuentas por cobrar. A medida que la empresa recolecta las cuentas, el anticipo se cancela, más una tarifa por el factor. En algunos casos, el factor puede comprar las cuentas con descuento y asumir la responsabilidad y los riesgos de la cobranza.

Si la empresa o sus propietarios siguen siendo garantes de las cuentas es una cuestión de negociación entre la empresa y el factor. Los acuerdos de factoring suelen ser más caros (pero menos restrictivos) que los préstamos con cuentas por cobrar en bancos regulados, por lo que un acuerdo debe llevarse a cabo solo después de que se haya rechazado un acuerdo de préstamo estándar para cuentas por cobrar.

Estrategias para reducir y retrasar los flujos de efectivo

12. Coloque la nómina en un ciclo bimensual
Un programa de pago bimensual requiere 24 ciclos de pago por año en comparación con 26 ciclos de pago para un programa de pago quincenal, lo que reduce el costo administrativo de recopilar, verificar y tabular la información de nómina.

Se pueden obtener ahorros de costos adicionales al utilizar el depósito directo en las cuentas bancarias de los empleados, en lugar de escribir y entregar cheques de pago. Transfiera los fondos para la nómina de sueldos inmediatamente antes del período de nómina de la cuenta corriente de la empresa que genera intereses.

13. Reparar, en lugar de reemplazar, equipo de capital
Los vehículos de motor, mantenidos adecuadamente, entregan fácilmente 100.000 millas de uso o más. La maquinaria moderna también es duradera y proporciona años de servicios. Por ejemplo, los tractores John Deere, bulldozers Caterpillar y equipos de carretera de los años 1950 y 1960 todavía se usan en todo el país. La maquinaria de oficina generalmente se vuelve obsoleta antes de que se agote.

Para minimizar o eliminar costosas reparaciones y reemplazos:

14. Rechazar la apelación de la "nueva" tecnología
Los productos nuevos, especialmente los dispositivos electrónicos, se presentan continuamente con características de vanguardia. Pero antes de sucumbir a la emoción de la publicidad, confirme que las nuevas características proporcionarán una mejora significativa en el rendimiento en la forma en que usa el producto en su negocio. En la mayoría de los casos, descubrirá que los beneficios no valen la pena el costo adicional. Use su equipo existente hasta que no pueda repararse a un costo justificable o hasta que los requisitos del trabajo cambien y requiera un equipo actualizado.

15. Compre equipo usado, no nuevo
El equipo usado en buenas condiciones generalmente puede hacer el trabajo necesario, así como una nueva pieza de maquinaria. Si necesita equipos, busque en los anuncios y subastas locales en su área, buscando específicamente compañías cuyos activos hayan sido ejecutados y vendidos por el prestamista. Es posible que pueda comprar equipos usados ​​de calidad para ahorrar hasta un 80% en el precio de los equipos nuevos, sin una degradación comparable de la capacidad.

16. Renegociar las deudas fijas para reducir los pagos
En los últimos años, las tasas de interés han bajado. Y como resultado de la recesión, el gobierno federal también ha iniciado una serie de programas para estimular los préstamos bancarios a las pequeñas empresas, así como garantías de la Administración de Pequeños Negocios de los Estados Unidos para facilitar los préstamos.

Revise sus líneas de crédito existentes para determinar si puede ser elegible para una tasa de interés más baja o un plazo extendido. Si está disponible, considere agregar una línea de crédito (LOC) que se puede usar en caso de emergencia. Siempre asegúrese de leer y comprender las condiciones asociadas a un LOC, incluidos sus costos, duración y condiciones para poder usarlo.

17. Retrasar las actualizaciones de productos
Las actualizaciones tecnológicas, software y hardware, ocurren varias veces al año. A menudo, el cambio entre una versión y la siguiente es mínimo o agrega características que no usará. Sea prudente al comprar o actualizar computadoras de escritorio, teléfonos celulares, etc. Considere el software de código abierto, que generalmente es gratuito o está disponible para una pequeña donación. Si el software proporciona una mayor seguridad sobre sus datos al impedir que los piratas informáticos destruyan las emociones de su negocio, debe pensar seriamente antes de decidir no actualizar. La seguridad siempre es lo primero.

18. Aplazar pagos a proveedores
Retrasar el pago a los proveedores hasta la última fecha posible de acuerdo con los términos de la venta. Si no hay una multa por pagos atrasados, establezca un ciclo de pago de 45 a 60 días a partir de la recepción de la factura. Si bien la disminución de la salida de efectivo es importante, es igualmente importante mantener una buena calificación crediticia y relaciones cordiales con los proveedores críticos.

Tenga en cuenta que un pago ralentizado puede ocasionar el contacto del proveedor que se ha visto afectado. En esos casos, esté atento a que todos los pagos futuros sean los prometidos. Si se ve obligado a retrasar los pagos, comuníquese con el proveedor lo antes posible con una explicación y un plan para estar al día con su deuda.

19. Trueque de productos y servicios
Acérquese a los proveedores que también son clientes acerca de una "operación" en la que cada empresa recibe la totalidad o una parte de sus pagos respectivos en forma de productos terminados. Dado que el valor de cambio generalmente se establece en el precio minorista respectivo de cada compañía, un acuerdo de trueque efectivamente proporciona un "descuento" en una cantidad igual al margen de beneficio neto en su producto y le permite mantener efectivo que de lo contrario se usaría.

Desde la perspectiva del impuesto a la renta, los productos que recibe de sus proveedores deben declararse como ingreso bruto en el año de recibo, mientras que los bienes o servicios que usted proporciona son un gasto por "costo de bienes".

20. Use efectivo, no crédito, para grandes descuentos
Si bien esta estrategia puede parecer contraria a la necesidad de ahorrar efectivo, ilustra la necesidad de ser flexible en todo momento en todo tipo de entorno de mercado. En tiempos difíciles, los objetivos de sus vendedores pueden ser crear la mayor reserva de efectivo posible, priorizando el efectivo sobre las ganancias. En esos casos, pueden ofrecer descuentos muy profundos en sus precios a cambio de efectivo. Si el mayor descuento justifica el uso de efectivo, tómelo.

Del mismo modo, si paga con dinero en efectivo para compras pequeñas, negocie un descuento adicional de los vendedores ya que les está ahorrando la tarifa de procesamiento de la tarjeta de crédito. Si no están dispuestos a dar un descuento, use tarjetas de crédito para el pago, pero pague los cargos a la compañía de la tarjeta de crédito antes de que se carguen intereses en la cuenta. Si usa una de las mejores tarjetas de crédito para pequeñas empresas, recibirá recompensas adicionales, millas o puntos para aerolíneas, hoteles y comidas, que ahorrarán dinero en otro lugar.

Palabra final

El origen de la expresión "efectivo es el rey" es desconocido, pero su validez en el mundo de los negocios nunca ha sido cuestionada. Apple, la compañía que creó productos tan emblemáticos como el iPhone y el iPad, tiene fama de tener 100.000 millones de dólares en efectivo para aprovechar las ofertas inesperadas o cubrir los gastos cuando las ventas son menores de lo esperado.

La flexibilidad financiera es importante para todas las empresas, especialmente cuando el entorno económico futuro no está claro. El empleo de las estrategias de flujo de efectivo recomendadas anteriormente puede aumentar sus saldos bancarios, ampliar el número de opciones estratégicas disponibles para usted como compañía y reducir la probabilidad de que se vea obligado a tomar acciones desagradables o desagradables.

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