A medida que Internet se vuelve cada vez más omnipresente en el lugar de trabajo, los seminarios web, o lo que algunos llaman "seminarios en lÃnea", se han vuelto cada vez más populares. Los educadores y los especialistas en marketing han adoptado los webinars como foro para difundir su mensaje; los patrocinadores consideran atractiva su efectividad y larga vida útil; y los asistentes están aprendiendo a aprovechar su bajo costo y conveniencia.
Si no ha introducido seminarios web en sus esfuerzos de marketing, servicio al cliente o capacitación de empleados, ya sea que esté ejecutando una empresa de Fortune 500 o una operación de una sola persona, es posible que se esté perdiendo una gran oportunidad.
En pocas palabras, un seminario web es un seminario interactivo de audio y video de multidifusión en la web que ofrece la oportunidad de dar, recibir y analizar información. Según una encuesta ON24, el seminario web promedio en 2013 atrajo a 433 personas inscritas. Casi la mitad de los patrocinadores que participaron (49%) en una encuesta de 2013 de MarketingSherpa clasificaron webinars y webcasts como la herramienta de marketing más efectiva que utilizaron, muy por encima de las aplicaciones móviles (35%), blogs (27%), comunicados de prensa (21% ) y marketing en redes sociales (18%).
Los webinars aparecieron por primera vez alrededor de 1994 y se han vuelto cada vez más populares a medida que los costos de producción han disminuido y la tecnologÃa para la comunicación con audiencias amplias ha mejorado. Más del 80% de los webinars en el estudio ON24 tuvieron más de 200 asistentes, mientras que el 15.2% tuvieron más de 1, 000 asistentes.
Es importante comprender la distinción entre seminarios web y otros foros basados ​​en Internet, como reuniones en lÃnea y podcasts:
Los seminarios web permiten a los patrocinadores comunicar un mensaje a cientos de participantes en tiempo real. Como consecuencia, son igualmente populares entre educadores y estudiantes, profesionales del marketing y clientes potenciales, y entrenadores y empleados comerciales.
Sus ventajas incluyen lo siguiente:
En un artÃculo de About.com, se cita a Shelby Britton, que dirige programas de webinar para Adobe Systems: "Las herramientas de seminarios web le brindan una funcionalidad potente para la interactividad. Si no cuenta con la interacción o algún tipo de intercambio colaborativo, también puede producir un video para impulsar el contenido ".
La mayorÃa de los proveedores de servicios webinar (como WebEx, GoToMeeting, Adobe Connect y AnyMeeting) ofrecen capacidades para hacer lo siguiente:
Algunos proveedores de servicios webinar también ofrecen los siguientes beneficios:
Si bien el éxito de su seminario web depende directamente del tema y del presentador, también es fundamental saber cómo y cuándo utilizar las diversas herramientas de conferencia. Una vez que haya decidido continuar con un seminario web, solicite ayuda de capacitación a su proveedor de servicio preferido. Muchos están felices de proporcionar ayuda sin cargo, sabiendo que un webinar exitoso probablemente genere negocios futuros para ellos, no tenga miedo de solicitar una versión de prueba gratuita para su primer seminario web.
No todos los temas son adecuados para un seminario web. Muchos se presentan mejor a través de videos o artÃculos donde la interactividad no es esencial, mientras que otros son demasiado largos o complejos para cubrir en una o dos horas.
Si determina que su tema es adecuado para un seminario web, siga los siguientes pasos para crear uno exitoso.
Su presupuesto debe basarse en los resultados esperados. Ken Molay, un consultor de seminarios web, sugiere que cualquiera puede obtener software de conferencias web capaz y relativamente económico, aprender a usarlo, administrar todo internamente e invitar a personas que ya están en una lista de prospectos por $ 500.
Para un mayor valor de producción y promoción del webinar, Molay sugiere que un "buen presupuesto de rango medio es de entre $ 4, 000 y $ 6, 000". Pero el propietario o empresario de una pequeña empresa puede promocionar, producir y organizar seminarios web con un presupuesto mucho más reducido, especialmente donde los asistentes no requieren una promoción extravagante, costosa o presentaciones exóticas.
Por ejemplo, un proveedor de servicios de webinar como GoToMeeting o WebEx ofrece a los propietarios de pequeñas empresas y a los empresarios capacidad de seminario web para tarifas anuales entre $ 600 y $ 850, pagados en incrementos mensuales. El cargo incluye un número ilimitado de seminarios web, cada uno para hasta 100 participantes. Las caracterÃsticas técnicas incluyen conferencias cara a cara, uso compartido de pantallas y grabación de seminarios web.
¿Quiénes son tus objetivos? ¿Clientes existentes, prospectos o ambos? ¿Qué problemas están experimentando? ¿Qué beneficios pretendes ofrecer, y por qué deberÃan invertir su tiempo y dinero para escuchar lo que tienes que decir?
Su mensaje debe estar dirigido a los deseos, necesidades, preocupaciones y miedos de un grupo especÃfico si va a tener un impacto significativo. Cree una imagen compuesta del miembro promedio de la audiencia en su mente: edad, sexo, educación, ingresos, ocupación, y mida los posibles objetivos y preocupaciones del material compuesto según se relacionan con su tema y experiencia.
Elija un tÃtulo para su tema que pueda atraer e involucrar a posibles asistentes. Por ejemplo, si está promoviendo un nuevo plan de dieta, su audiencia puede tener sobrepeso o haber intentado hacer dieta en el pasado. Sin embargo, su tÃtulo no puede ser solo una descripción de su tema, debe transmitir un beneficio para los asistentes a su seminario web. "Por qué fallan las dietas: El secreto para la pérdida de peso constante" es más probable que genere interés que "Un nuevo plan garantizado de pérdida de peso". Recuerde que se incluye un tÃtulo en sus materiales promocionales, asà que trate de crear algo de emoción en sus mentes. audiencia prospectiva.
Los temas generales pueden ser demasiado difÃciles de cubrir por completo en el tiempo limitado de un solo seminario web. En esos casos, divida su mensaje en secciones que pueden funcionar de forma independiente o como parte de una serie. Los segmentos cortos también se pueden usar en programas que fomentan el plomo, explosiones de correo electrónico y tráilers para otro contenido. Algunos expertos en seminarios web sugieren que el primer webinar de una serie sea un "avance" como incentivo para ver segmentos futuros.
A menos que sea un experto reconocido en su campo, considere solicitar la ayuda de terceros para entregar su mensaje, y recuerde que los "nombres" atraen audiencias. Un webinario se puede presentar en varios formatos diferentes, incluidos presentadores individuales, un moderador con múltiples oradores, entrevistadores y expertos en la materia, y paneles de discusión. Escoja un formato que le permita entregar su mensaje de manera apropiada con el "poder de estrella" que su presupuesto le permita.
Crear y probar su presentación lleva tiempo, al igual que desarrollar y entregar materiales promocionales a los miembros potenciales de su audiencia. Para estar seguro, programe su primer seminario web con al menos dos meses de anticipación. Asegúrese de considerar cómo las diferentes zonas horarias pueden afectar la asistencia. De acuerdo con la Encuesta ON24, los mejores dÃas y horarios para organizar un seminario web son los martes y miércoles a las 10 a. M. Y las 11:00 a.m., hora estándar central, si espera tener una audiencia en ambas costas.
Si bien es probable que un determinado hablante sea reconocido como autoridad en un tema, la interactividad puede ser limitada si los participantes se sienten intimidados y reacios a hacer y responder preguntas. Varios oradores son más interesantes, pero pueden aumentar la complejidad de la participación del público.
Es importante seleccionar un formato de seminario web y las funciones que planea usar para minimizar la confusión y garantizar una entrega fluida. Asegúrese de "marcar" su seminario en lÃnea con su empresa o logotipo personal, y publique cualquier material promocional en su propio sitio web. Evite exigir a los participantes que descarguen complementos para ver el seminario web, y haga que el proceso sea lo más fácil posible para ellos. Asegúrese siempre de que sus seminarios web estén disponibles para su visualización en dispositivos móviles.
Muchos patrocinadores de seminarios web experimentados utilizan un "lobby" con caracterÃsticas interactivas. Los asistentes que llegan temprano pueden escuchar música, ver diapositivas rotativas con información sobre el evento o anuncios, y participar en un chat abierto con los patrocinadores y otros asistentes. Aliente la participación de los asistentes presentando preguntas sencillas y genéricas, como "¿Cómo es el clima en el lugar donde se encuentra?" O "¿De dónde nos va a unir?" Cuando los asistentes se registran.
Desarrolle una agenda para su presentación que incluya plazos para oradores y sujetos con demostraciones y preguntas y respuestas. Incluya esta agenda en sus materiales de marketing para que los asistentes potenciales puedan determinar fácilmente si el contenido es relevante para ellos.
Cuando se utilizan varios presentadores, asegúrese de que cumplan con el formato de las imágenes y pÃdales que entreguen los materiales que planean usar al menos un mes antes del seminario web. Reforzar los lÃmites de tiempo para la sección de cada orador y realizar un ensayo completo una semana antes de la presentación para confirmar que cada presentador esté familiarizado con las herramientas del webinar que está utilizando para presentar.
Cuando trabaje con diapositivas, use texto mÃnimo con gráficos fuertes: ver una serie de diapositivas aburridas una tras otra es tan aburrido como escuchar un altavoz aburrido de forma intermitente. Siempre muestre una diapositiva introductoria en su sitio antes de que el seminario web comience a recordarle a su audiencia cómo iniciar sesión en el audio y a qué hora comienza el webinar. Si emplea varios oradores, incluya una diapositiva para cada uno con nombre, tÃtulo y empleador, junto con una imagen. Evite exposiciones prolongadas a la misma diapositiva o una conferencia prolongada con poca o nula interactividad.
En un artÃculo de About.com, Cindy Clay, CEO de Netspeed Learning Solutions, recomienda que los presentadores cambien la atención de la audiencia cada tres minutos con un cambio de diseño y actividad, por ejemplo, que toquen sus pantallas o hagan clic con el mouse. "Te saca de una presentación de cabeza hablante". Clay también considera el chat "la herramienta más rica para mantener la atención de la gente".
A menos que sea un orador establecido y tenga un seguimiento rápido, debe divulgar su seminario web a través de múltiples canales (correos electrónicos, blogs, anuncios en sitios web, redes sociales) durante al menos dos semanas antes del evento. Las estadÃsticas en la encuesta ON24 indican que aproximadamente un tercio de los registros ocurren antes de la semana del webinar, un tercio durante la semana del webinar y el último tercero el dÃa anterior y el dÃa del webinar. Sin embargo, reconozca que solo cerca de la mitad (42% a 60%) de las personas que se registran para un seminario web realmente lo asisten. Una de las ventajas de los webinars pagados es que la mayorÃa de los registrantes asisten a la presentación, aunque la asistencia total suele ser más alta para los webinars gratuitos. Sin embargo, si tiene 10 o 500 asistentes, debe comprometerse a exceder las expectativas de cualquier asistente.
El primer paso es diseñar una invitación que se destaque en las mentes de los asistentes, superando el desorden electrónico que afecta a todos los usuarios de Internet. Su tÃtulo o encabezado debe atraer la atención y alentar la lectura del mensaje completo. Según Salesforce, un tercio de los destinatarios de correo electrónico abren su correo electrónico solo en lÃnea de asunto, y la mayorÃa de los espectadores solo leen el asunto y las primeras dos o tres lÃneas de texto, asà que entregue su beneficio rápidamente y solicite el registro anticipado.
Según Marketing Land, los expertos recomiendan una pregunta que haga referencia directamente a las necesidades del receptor y, en otro artÃculo, sugiera que no debe tener más de 6 a 10 palabras. Las estadÃsticas sugieren que dos tercios de los correos electrónicos se abren en teléfonos móviles, en lugar de en dispositivos de escritorio, asà que diseñe su mensaje para que se ajuste a ese canal.
Use las redes sociales para cortejar agresivamente a los asistentes potenciales, recopilar direcciones de correo electrónico y dar seguimiento a las invitaciones por correo electrónico al seminario web. Dado que el dÃa anterior y el dÃa del seminario representan un tercio de los asistentes, envÃe un correo electrónico a todos los contactos en esos dÃas con una última oportunidad de registrarse. Sin embargo, no olvides a tus primeros registrantes. Póngase en contacto con ellos al menos una vez por semana entre su registro y la presentación del seminario web para recordarles el próximo seminario web y para reforzar los beneficios que reciben asistiendo.
Dependiendo de su presupuesto de mercadotecnia, considere la compra de anuncios masivos como anuncios de búsqueda y pancartas, patrocinios de boletines informativos y comunicados de prensa profesionales. Algunos patrocinadores de seminarios web alquilan listas para las explosiones de correos electrónicos, una propuesta costosa que rara vez es apropiada para un patrocinador de webinar por primera vez. Asà como la experiencia seguramente mejorará la calidad de sus seminarios web, también puede ayudarlo a determinar los lugares más efectivos para gastar su dinero en marketing.
Comience su webinar a tiempo y manténgase dentro de la agenda. Aliente a sus presentadores a mantenerse al tanto de los comentarios del chat o las preguntas y respuestas y responda algunas de las preguntas en lÃnea durante las presentaciones. Asegúrese de conocer los lÃmites de tiempo y responda las preguntas relativas extemporáneamente para que parezcan parte del flujo. Use los nombres de los asistentes cuando sea posible, incluso si es solo un comentario que concuerda con sus pensamientos.
Si es posible, haga que una segunda persona con experiencia modere el chat y las preguntas y respuestas, en lugar del presentador. El moderador puede pasar preguntas relevantes o comentarios al presentador sin una pausa en la acción. El moderador de chat también puede monitorear publicaciones inapropiadas o fuera del tema si usa una función de chat público. Recuerde, cuanto más comprometidos estén los asistentes, mayor será la probabilidad de que el seminario sea un éxito.
Los webinars exitosos son regalos que siguen dando. La encuesta ON24 indicó que el 25% de los inscriptos para un seminario ven el webinar archivado, en lugar de asistir al evento en vivo.
Proporcione transmisiones web de seminarios web anteriores en su sitio o a través de proveedores como YouTube. Cree sus propios canales de seminarios web enumerando todos sus eventos "a pedido" (pasados ​​los seminarios web) e incrústelos en su sitio web, en cualquier sitio asociado y en las redes sociales. Puede utilizar la grabación en una variedad de esfuerzos de marketing, incluidos correos electrónicos y ofertas de bonificación para otros servicios.
De acuerdo con Matthew Sweezey de ClickZ, un sitio web de noticias de marketing, el 16% de los consumidores business-to-business (B2B) prefieren ver un webinario en vivo, en lugar de revisar una grabación después del hecho. Si su propósito es generar oportunidades de ventas, Sweezey sugiere utilizar muchas llamadas a la acción (CTA) para registrar nombres y direcciones de correo electrónico directamente en el contenido del seminario web.
Resista la tendencia a relajarse cuando termine el seminario web, ya que es el momento en que los participantes están más entusiasmados con su mensaje. Haga un seguimiento con correos electrónicos personalizados a cada asistente expresando aprecio y solicitando comentarios sobre la experiencia. Proporcione un enlace al seminario web grabado, asà como a cualquier material relacionado que pueda ser beneficioso para los asistentes. Se proporcionan muchos seminarios web para generar oportunidades de venta o mejorar el servicio al cliente, asà que recuerde que el webinar es el comienzo, no el final del proceso.
Muchos proveedores de servicios ofrecen un "medidor de compromiso" para recopilar comentarios en tiempo real sobre la participación general de la audiencia. Otras fuentes de comentarios incluyen los resultados de encuestas, encuestas, preguntas y respuestas, chats, el tipo y la cantidad de descargas y los comentarios en las redes sociales. Prepárese para algunos comentarios crÃticos, pero considérelos oportunidades para mejorar su próximo seminario web.
A medida que la tecnologÃa de Internet mejora y los precios caen, es probable que los seminarios en lÃnea se vuelvan más populares. Las pequeñas empresas y los empresarios consideran cada vez más la producción de seminarios web como una oportunidad comercial con pocos obstáculos para la entrada y un importante potencial de rentabilidad. Los consejos sobre la creación y promoción de webinars están disponibles: Amazon.com publicó recientemente más de 1.600 resultados para libros en seminarios web. Si todavÃa no ha saltado en el grupo de patrocinio webinar, es hora de mojarse los dedos de los pies.
¿Ha patrocinado, presentado o asistido a un seminario web?
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