Cómo incorporar un negocio - Tipos, costos y procesos

Incorporar un negocio puede ser una gran manera de ahorrar dinero en impuestos anuales, además de la protección que le ofrece de responsabilidad, y si desea que su negocio tenga una identidad legal separada de usted, la incorporación es crucial. Sin embargo, hay algunos pasos que debe seguir para asegurarse de que el proceso sea fluido y de que cumpla con todos los requisitos legales. Además, es especialmente importante que elija el tipo correcto de corporación para su pequeña empresa.

Comprender la incorporación

Tipos de corporaciones

Cuando incorpora un negocio, hay una serie de pasos que debe seguir. Antes que nada, debe determinar qué tipo de entidad legal desea formar:

• S Corporaciones . Si forma una corporación S, las ganancias y pérdidas del negocio "pasan" a los propietarios. Esto significa que la corporación en sí misma no paga impuestos, y todos los ingresos deben ser distribuidos entre los propietarios o pagados, después de lo cual los contribuyentes pagan los impuestos. Las corporaciones S también brindan protección de responsabilidad.
• C Corporaciones . Las corporaciones C pueden resultar en una doble imposición, ya que la corporación paga impuestos y los dueños pagan impuestos. Sin embargo, las corporaciones C aún pueden ser la opción correcta para algunas empresas, especialmente las grandes con muchos propietarios. Las corporaciones C brindan protección contra responsabilidad como lo hacen otras corporaciones, y también ofrecen la mayor flexibilidad en cuanto a que una empresa tiene múltiples propietarios y retiene las ganancias corporativas.
• Corporaciones profesionales . Conocidas como "PC", las corporaciones profesionales pueden designarse como corporaciones C o S. Estos generalmente están restringidos a doctores, abogados, contadores y otros profesionales. En muchos estados, cuando se forma una corporación profesional, se requiere que todos los propietarios tengan la licencia profesional apropiada. Por ejemplo, un médico no puede incorporar a un no médico. Las PC le brindan flexibilidad en la forma en que se le gravan los ingresos que gana la empresa, y también brindan protección contra responsabilidad al crear una entidad comercial separada.
• Sociedades de responsabilidad limitada . Las compañías de responsabilidad limitada, o LLC, son un híbrido de una corporación y una sociedad. Las reglas para las LLC difieren según el estado, pero en general pueden estar formadas por una sola persona o por varias partes. Al igual que una corporación, una LLC ofrece responsabilidad limitada a las personas. Las LLC también usan las reglas de paso de las corporaciones S. No hay límite para la cantidad de personas que pueden formar una LLC, aunque algunos estados impiden que médicos, abogados y otros profesionales formen este tipo de entidad comercial.

Cómo elegir la estructura corporativa adecuada

Elegir la estructura corporativa correcta puede ser complicado y depende de los detalles de su situación. En general, debe buscar asesoramiento legal para hacerlo. Un abogado también puede ayudarlo con los pasos legales de la incorporación, incluido el registro del nombre de su empresa y la presentación de la documentación correspondiente con las autoridades locales.

Dicho esto, hay algunas pautas generales a considerar:

Costos de incorporación

Una vez que comience el proceso de incorporación, debe esperar que transcurran varias semanas para presentar y procesar la documentación y recibir sus artículos de incorporación y otra documentación. La línea de tiempo específica varía según el estado, y es posible que pueda pagar más por una "presentación urgente". Sin embargo, en general, puede esperar que demore aproximadamente un mes en obtener sus documentos de incorporación desde el momento en que envía sus formularios.

Tenga en cuenta que el costo de la incorporación varía según el estado y el tipo de corporación que está formando. Los costos también varían dependiendo de si usted presenta la documentación usted mismo o si consulta a un abogado. Los honorarios y gastos asociados con la incorporación pueden incluir:

• Artículos de incorporación Tasa de presentación . Estos deben presentarse ante la Secretaría de Estado, y generalmente cuesta entre $ 100 y $ 250 para presentarlos dependiendo del estado.
• Honorarios de presentación gubernamentales . Estas tarifas varían según el lugar donde viva y el tipo de negocio que esté operando. Por lo general, debe pagar entre $ 50 y $ 200 por presentaciones gubernamentales adicionales además de los costos de presentación de los artículos de incorporación.
• Honorarios de abogados . Los costos de trabajar con un abogado dependen de dónde vive y el nivel de asistencia que necesita. Los abogados pueden cobrar desde alrededor de $ 50 por hora hasta más de $ 300 por hora.
• Tasas de preparación de impuestos . Una vez más, estas tarifas varían según la firma de contabilidad con la que trabaje, y pueden ser significativamente más costosas en ciertas áreas del país que otras. En general, sin embargo, una tarifa de aproximadamente $ 1, 000 para la preparación de una declaración corporativa es habitual y razonable.

Una vez que haya comenzado su corporación, habrá tarifas anuales que varían según el estado y el tipo de corporación, pero estas tarifas generalmente no suman más de unos cientos de dólares.

Cómo incorporar su negocio

Si bien puede recurrir a un abogado para que se encargue de los aspectos técnicos de la formación de la corporación, todavía hay pasos que debe seguir para poner en marcha la corporación y asegurarse de que se beneficiará de ella.

1. Establezca un salario razonable para usted . Cuando se incorpora, no puede simplemente sacar dinero de su negocio. Tienes que pagarte un salario fijo. Sacar un salario inferior al monto total que gana la empresa y pagarse el resto en dividendos o distribuciones puede ser una fuente de ahorro de impuestos ya que no paga impuestos de autoempleo sobre las distribuciones. Sin embargo, el salario debe ser apropiado para su trabajo. Verifique los salarios habituales de su profesión en su área, y asegúrese de que pueda justificar su salario si el IRS pregunta.
2. Reclute la ayuda de un servicio de nómina . Cuando la empresa paga su salario, debe retener los impuestos sobre la nómina y pagarlos al IRS. El proceso de nómina puede llevar mucho tiempo y ser complicado. Por lo tanto, a menudo es mejor pagar una pequeña tarifa por un servicio de nómina para retener lo que sea apropiado y enviarle un cheque.
3. Considere ofrecer beneficios para empleados . Una de las ventajas financieras más importantes de la incorporación es que la empresa puede ofrecerle a los empleados (incluido usted) beneficios, como planes de jubilación y seguro de salud. La corporación también puede deducir los costos de los beneficios. Proporcionar beneficios es complicado si emplea a varias personas, pero puede ser ventajoso. Su abogado puede guiarlo en este tema.
4. Separe sus finanzas personales de la corporación . Esto es extremadamente importante para probar la legitimidad de la corporación si el IRS alguna vez le hace preguntas. Trate a la corporación como si fuera cualquier otro empleador, y no tome dinero fuera de su salario o bonos formales.
5. Obtenga un libro de minutos para registrar eventos notables . Las corporaciones deben mantener minutos y tener una reunión anual. También debe registrar eventos notables, como la compra de una nueva pieza de equipo, en su libro de actas.
6. Cambie las cuentas comerciales al nombre de la corporación . Recuerde, usted y su negocio ya no son lo mismo a los ojos de la ley. Todo lo que el negocio compra o posee necesita pertenecer realmente al negocio. Incluso debe asegurarse de cambiar las suscripciones de revistas para publicaciones comerciales a nombre de la empresa. Esto proporciona más evidencia de que su corporación es legítima.
7. Establezca un alquiler razonable si posee el espacio de oficina . Si posee su propio espacio de oficina, en realidad es el propietario de la corporación. Por lo tanto, la corporación necesita pagarle por el uso del espacio de la oficina. Esta es otra forma de sacar dinero de la corporación sin pagar impuestos por trabajo por cuenta propia.
8. Contratar un contador . No desea que su abogado haga sus impuestos, ya que los honorarios legales a menudo son significativamente más altos que los honorarios del contador, y es probable que su abogado no esté capacitado para preparar los impuestos. Obtenga un contador que se especialice en asuntos tributarios de pequeñas empresas.

El IRS se preocupa por las personas que crean corporaciones (especialmente las S) para beneficiarse de ahorros impositivos. Como tal, debe tener cuidado de seguir todos los pasos y de tratar verdaderamente a su corporación como una entidad legal separada distinta de usted.

Beneficios de incorporar

Pasar por cada paso para incorporar su negocio es mucho trabajo. Sin embargo, puede haber ventajas significativas:

Para algunas empresas, los significativos ahorros y la mayor tranquilidad mental valen la pena atravesar el proceso de incorporación.

Palabra final

Antes de incorporarse, busque el consejo de un abogado o contador para asegurarse de que la incorporación tenga sentido y sea beneficiosa. Además, ejecute un análisis de costo-beneficio para determinar si los compromisos iniciales y constantes de tiempo y gasto valen la pena.

Una vez que tome la decisión, tenga mucho cuidado con la forma en que se comporta como una corporación para evitar problemas con el IRS. Es un juego completamente diferente a ser un propietario único, y el IRS revisará sus declaraciones corporativas con un escrutinio adicional.

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