Cómo prevenir el fraude y el robo de empleados en su negocio - Políticas y planes

Muchos propietarios de pequeñas empresas creen que, dado que tienen una operación íntima y unida, no son susceptibles de fraude cuando, de hecho, es todo lo contrario. La Asociación de Examinadores de Fraude Certificados informa que las pequeñas empresas experimentan más casos de fraude que las empresas medianas o grandes. Al diseñar e implementar los controles internos apropiados en su negocio, puede detectar el fraude tal como se produce y evitar que los empleados lo intenten en primer lugar.

Quién comete fraude

Si bien puede pensar que los estafadores son criminales endurecidos que saltan de un trabajo a otro, el Journal of Accountancy informa que la mayoría de las personas que cometen fraude laboral son delincuentes por primera vez. Además, muy pocos estafadores toman un trabajo con la intención de defraudar al negocio.

Esto significa que las prácticas de contratación diligentes y las verificaciones exhaustivas de antecedentes no son suficientes para evitar que ocurra un fraude en su empresa. Sin embargo, hay ciertos factores que hacen que un individuo sea más propenso a cometer fraude.

La Asociación de Examinadores de Fraude Certificados sostiene que hay tres elementos que suelen existir cuando se produce un fraude. En primer lugar, el individuo que cometa fraude siente presión financiera: las deudas altas, un estilo de vida lujoso, los miembros de la familia con problemas financieros y las adicciones al juego son todas fuentes potenciales de presión.

En segundo lugar, el individuo necesita una forma de racionalizar el fraude. Un monólogo interno de "No me pagan lo suficiente", "Trabajo más duro que el jefe", "La compañía nunca se perderá esto" y "Merezco esto", todo ayuda a una persona a justificar un comportamiento poco ético.

Por último, las personas necesitan la oportunidad de cometer fraude. Si bien usted, como propietario de un negocio, no siempre puede afectar la situación financiera o la actitud de un individuo, puede afectar el factor de oportunidad con controles y equilibrios y controles internos apropiados.

Tipos comunes de fraude

1. Malversación de activos

De acuerdo con la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados, la apropiación indebida de activos es el tipo más común de fraude que ocurre dentro de las pequeñas empresas. La apropiación indebida de activos ocurre cuando un empleado o contratista diseña un plan para robar o utilizar de manera indebida los recursos de la compañía, como efectivo o inventario.

Preste especial atención a cómo su empresa recolecta efectivo de los clientes. Si las medidas correctas no están en su lugar, una persona puede interceptar el efectivo y esconderlo del propietario.

2. Skimming

Skimming, una forma popular de robar efectivo, implica robar un pago entrante antes de que pueda registrarse completamente en los registros financieros de la compañía. Por ejemplo, supongamos que un cliente desea comprar un producto en una tienda física. Un empleado de ventas intrigante podría aceptar el pago de los bienes, pero embolsando el efectivo en lugar de registrar la transacción.

Con skimming, un empleado puede registrar solo una parte del pago, por ejemplo, registrando solo $ 50 pagados cuando se otorgaron $ 100, o no registrar el pago por completo. Dado que la transacción de venta no se registra, tampoco se actualiza el inventario de la tienda. Eso significa que el inventario comercial real en realidad será más pequeño que lo que se refleja en los registros contables.

No son solo las transacciones en persona las que son susceptibles de desnatar. Un empleado de contabilidad o administrativo que recibe pagos de clientes también puede embolsar efectivo entrante. El empleado puede entonces falsificar una nota de crédito o cancelar la cuenta como incobrable para que la empresa no note que falta el pago.

Un fraude de robo de cuentas por cobrar complejo pero bastante común involucra lapear los pagos de los clientes. En un esquema de lapeado, un tenedor de libros o un contable concentra el pago en efectivo que realiza un cliente hacia la cuenta de ese cliente. Para cubrir la escasez, el contador utiliza un pago recibido de un segundo cliente hacia la cuenta del primer cliente. Si el segundo cliente nota un saldo de cuenta incorrecto, el contador utiliza un pago de un tercer cliente para cubrir el déficit, y así sucesivamente.

Debido a que los pagos están tan mal administrados, alguien invariablemente captará el esquema eventualmente. Aún así, los estafadores pueden seguir los esquemas de lamer durante meses o incluso años sin que los atrapen.

3. Hurto en efectivo

El robo de efectivo es similar al robo en el sentido de que un empleado o contratista está robando efectivo entrante. La diferencia con el hurto en efectivo es que el empleado roba el efectivo después de que haya sido registrado en los libros de la empresa.

Por ejemplo, un empleado puede robar dinero de la caja registradora después de que se haya registrado una transacción. El empleado puede registrar un desembolso fraudulento de la caja registradora para ocultar el hecho de que falta efectivo. Por ejemplo, un empleado puede anular la venta anterior o emitir un reembolso y retirar el efectivo correspondiente del registro.

Señales de que se está robando efectivo
Es difícil detectar los esquemas de robo que implican interceptar efectivo antes de registrarlo. Puedes notar estas señales de advertencia:

• Bajo inventario Si el inventario real en la tienda es más bajo de lo que debería ser según los libros, es posible que un empleado no registre todas las ventas.
• Brechas en documentos numerados . Para los restaurantes y otras empresas que usan vales pre numerados, una brecha en los vales podría significar que un empleado arrojó un recibo y guardó el dinero en efectivo.
• Quejas del cliente . Si un empleado está cancelando pagos, los clientes tienden a llamar y quejarse de que los saldos de sus estados de cuenta no son correctos.
• Bajos ingresos durante ciertos turnos . Si las cobranzas en efectivo son menores cada vez que un empleado en particular está trabajando, eso podría indicar un robo de efectivo.

Controles internos para evitar el robo de efectivo

• Requiere la aprobación del gerente para emitir créditos, ventas anuladas o cuentas canceladas . Una vez que alguien más está involucrado en la transacción, un empleado desviado tiene menos oportunidades de robar desapercibido.
• Emitir estados de cuenta mensuales . Es menos probable que un empleado se meta con los pagos de los clientes si los clientes reciben una actualización periódica del saldo de su cuenta.
• Instituir tiempos de vacaciones obligatorios y rotaciones de trabajo . Los esquemas de lapeo se desmoronan rápidamente una vez que el empleado culpable no tiene la oportunidad de mover efectivo.
• Realizar recuentos de efectivo sorpresa . Al comparar el efectivo en el registro con los recibos de efectivo, los gerentes pueden identificar las discrepancias de efectivo rápidamente.
• Cámaras de video . Los empleados tienen menos probabilidades de comportarse mal cuando hay una cámara de video monitoreando los registros.
• Bloquear cajas . Al hacer que los pagos de los clientes se envíen directamente a la caja de seguridad de un banco, el efectivo no pasa por las manos de los empleados y los empleados no tienen la oportunidad de robarlo.

4. Desembolsos de efectivo fraudulentos

En lugar de retirar dinero a medida que entra en el negocio, otros estafadores roban los desembolsos de efectivo salientes. De todas las formas en que los empleados y contratistas malversan los activos de la compañía, robar efectivo mediante la fabricación de desembolsos de efectivo fraudulentos es la táctica más comúnmente utilizada.

5. Esquemas de facturación

Los empleados pueden facturar por bienes y servicios que la compañía nunca recibió y embolsarse el efectivo. El empleado falsifica facturas con servicios o productos inventados y, cuando se desembolsa el cheque, el estafador lo cobra personalmente. El empleado tiene un pago emitido a un vendedor inexistente, que utiliza el nombre de una compañía ficticia que posee el empleado o un amigo o miembro de la familia.

Los empleados también pueden ponerse de acuerdo con un proveedor existente para cobrarle a la compañía por los productos. A cambio de empujar a través de una factura inflada, el vendedor le da al empleado una parte de las ganancias.

Señales de un esquema de facturación

• Las tarifas de un vendedor han subido sustancialmente . Cuando las tarifas de un proveedor han aumentado en un porcentaje más alto que la norma de la industria, es posible que no obtenga un trato justo.
• Preferencia del empleado por cierto proveedor . Un empleado que insiste en un determinado proveedor o no está abierto a recibir ofertas de otros contratistas puede recibir un soborno.

Controles internos para evitar un esquema de facturación

• Mantenga una lista de proveedores aprobados y solo escriba cheques a proveedores aprobados . Esto le impide realizar pagos a compañías ficticias o amigos de empleados. Antes de agregar un proveedor a la lista, investigue y asegúrese de que sea una compañía legítima.
• Junto con una lista de proveedores aprobados, mantenga una lista de precios aprobada . Esto dificulta que los empleados aumenten los precios en colusión con los proveedores.
• Solicite una copia del informe de recepción antes de firmar los cheques . De esta forma, solo firma cheques de productos que la compañía realmente recibió.

6. Esquemas de reembolso de gastos

Otra forma de sacar dinero de una empresa es fudgear informes de gastos. Los empleados pueden obtener un cheque de reembolso artificialmente grande al agregar gastos personales, gastos inexistentes o inflar de otra manera los gastos en una solicitud de reembolso de gastos.

Señales de un Esquema de Reembolso de Gastos

• Informes de gastos extravagantes . Si ciertos informes de gastos de los empleados son más altos que los promedios históricos o los informes de otros empleados, es señal de que el empleado está gastando demasiado.
• El empleado no envía recibos . Cuando los recibos originales no están adjuntos al informe de gastos, nunca se sabe si el empleado realmente incurrió en el costo.

Controles internos para evitar esquemas de reembolso de gastos

• Requerir recibos para reembolsos de gastos . Si no lo hace, los empleados pueden agregar gastos en los que nunca incurrieron realmente.
• Documente la política de reembolso de gastos de su empresa . En él, tenga en claro qué tipos de gastos se pueden reembolsar y qué no es apropiado para el reembolso. Proporcione una copia de la política a todos los empleados.
• Compare los informes de gastos de todos los empleados que participaron en un viaje específico . Si uno es mucho más alto que los demás, eso es una señal de que los gastos están inflados o que el empleado está gastando demasiado a propósito.

7. Comprobar esquemas de manipulación

Los empleados o contratistas que tienen acceso a cheques de empresa salientes pueden manipularlos para su propio beneficio. Si los controles en blanco no se mantienen seguros, alguien puede robar algunos y hacerlos a ellos mismos o a un amigo. Un tenedor de libros que elabora cheques para que el propietario de un negocio lo firme puede luego alterar el nombre en un cheque, interceptarlo y cobrarlo él mismo.

Señales de manipulación de cheques

• Huecos en los números de verificación . Si hay un espacio secuencial en sus cheques en blanco numerados, es posible que alguien haya levantado algunos.
• Quejas del vendedor . Cuando un proveedor le informa que no ha recibido pagos aunque haya cortado el cheque, es posible que el pago haya sido interceptado.

Controles internos para prevenir la manipulación del cheque

• Mantenga los cheques en blanco seguros . Deben estar encerrados en su oficina todo el tiempo. No comparta su llave, y solo presente los cheques cuando su personal de contabilidad esté listo para imprimirlos.
• Revise su estado de cuenta comercial todos los meses . Busque cantidades de cheques que no reconozca. Pídale a su banco que incluya un escaneo de imágenes de cheques cobrados para asegurarse de que no fueron manipulados antes de su aprobación.

8. Robo de inventario y otros activos

Incluso si su dinero en efectivo es seguro, los empleados pueden encontrar formas de robar o hacer un uso incorrecto de activos físicos como computadoras, productos de la empresa e inventario.

Recepción de esquemas
Los empleados que participan en el proceso de recepción pueden robar inventario o productos en el punto de entrega. Los intrigantes empleados pueden modificar el informe de envío entrante y la empresa que recibe el informe para ocultar el fraude. Si esos empleados también tienen acceso a los registros de compras, pueden modificar la solicitud de compra para que coincida con los informes de envío falsos.

9. Asalto a los animales

Si no hay muchos controles físicos para monitorear los activos, los empleados y contratistas simplemente pueden retirar la propiedad de la compañía fuera del local y nunca devolverla.

Signos de que los activos están siendo robados

• Bajo inventario Si el inventario por libros es más alto que los niveles reales de inventario, alguien podría estar robando.
• Documentación deficiente del inventario de calidad . Si respaldar la compra y la recepción de documentos no son originales o parecen haber sido alterados, puede que tenga que lidiar con el trabajo de un ladrón.

Controles internos para evitar el robo de activos físicos

• Realizar conteos de inventario aleatorio . Esto puede alertarlo sobre la escasez de inventario y hacer que los empleados sean menos propensos a robar.
• Separar los derechos de inventario . La misma persona no debería ser responsable de comprar productos y recibirlos.
• Instale cámaras de seguridad . En particular, supervise las habitaciones y las áreas donde se almacenan el inventario y los productos valiosos.
• Mantenga el inventario y los activos seguros . Las áreas con activos valiosos deben bloquearse cuando sea posible, y solo ciertos empleados deben tener las claves.

Más consejos para prevenir el fraude a las pequeñas empresas

Además, hay estrategias generales que puede emplear para evitar el fraude. Al cambiar la forma en que administra y la forma en que delega las tareas, puede reducir la posibilidad de que alguien defraude a su empresa.

1. Conozca a sus empleados

Cowan, Gunteski & Co., una firma de CPA, señala que puede cortar el fraude potencial de raíz si conoce los cambios en el comportamiento y las actitudes de los empleados. Consulte a sus empleados periódicamente y tómese el tiempo para conversar sobre cómo van las cosas.

En particular, manténgase atento a estos rasgos de comportamiento asociados con los defraudadores:

• Vivir más allá de sus posibilidades, por ejemplo, un empleado con un salario bajo manejando un vehículo de lujo o tomando vacaciones lujosas
• Experimentando dificultades financieras o teniendo problemas para llegar a fin de mes
• Mantener una relación inusualmente estrecha con un proveedor en particular
• No dispuesto a permitir que otro empleado asuma algunos de sus deberes
• Nunca llamar por enfermedad o tomar vacaciones
• Pasando por un divorcio o luchando con problemas familiares

Por supuesto, nunca debe suponer que los empleados están robando solo porque exhiben algunos de estos rasgos. Aún así, si sospecha que está ocurriendo un fraude, puede enfocar sus esfuerzos de monitoreo y prevención de fraude hacia los departamentos y áreas donde trabajan los empleados de alto riesgo. Trate de ayudar a los miembros del personal que están estresados ​​o que luchan financieramente de cualquier manera que pueda: retendrá más trabajadores y fomentará la lealtad de los empleados.

2. Administrar con integridad

Cómo se comporta como propietario de un negocio puede afectar las actitudes de sus empleados con respecto al robo. Si se arrincona y no actúa éticamente, las personas que trabajan para usted están más inclinadas a hacer lo mismo. Por el contrario, si hace un esfuerzo concertado para ser honesto y ético en sus negocios, los empleados comprenderán que se espera el mismo comportamiento de ellos.

Cree un código de conducta que describa el tipo de comportamiento que espera de todos en su negocio. Además, deje en claro que su puerta está siempre abierta para los empleados que desean compartir sus inquietudes sobre las operaciones comerciales. La Asociación de Examinadores de Fraude Certificados descubrió que la mayoría de los gerentes descubren fraude laboral después de recibir un aviso, así que considere implementar una línea telefónica anónima para reportar sospechas de fraude.

3. Separar los deberes

Uno de los mejores controles internos para prevenir el fraude es la segregación de funciones. En otras palabras, una persona no debería ser responsable de tantas tareas que el fraude puede cometerse y ocultarse sin el conocimiento de los propietarios. Para eliminar las oportunidades de fraude, ninguna persona debe tener la custodia de los activos (como efectivo y productos valiosos), la capacidad de registrar o alterar la información contable sobre esos activos, y la facultad de autorizar transacciones sobre los activos.

Las tareas segregantes son complicadas en una pequeña empresa porque simplemente no tienes suficientes personas entre las que dividir las tareas. Aún así, hay pasos que puede seguir para dividir las funciones clave con solo dos o tres empleados.

Por ejemplo, supongamos que usted y un gerente de oficina son los únicos dos empleados de su empresa. Si bien su gerente de oficina puede tener acceso a fondos no depositados, conciliando el extracto bancario y creando facturas y depósitos bancarios, usted debe ser quien revise el extracto bancario, abra el correo, revise las transacciones y apruebe las notas de crédito.

Si tiene un tercer empleado, por ejemplo, un asistente de oficina, haga que ese empleado concilie el extracto bancario, abra el correo y prepare los depósitos bancarios. Esto quita algo de responsabilidad de su placa y hace que sea más difícil para el administrador de la oficina ocultar los pagos robados.

Palabra final

La implementación de controles internos es una parte fundamental para proteger su negocio. Sin embargo, puede ser incómodo hacerlo en la práctica.

Los empleados y contratistas pueden no entender por qué sus deberes están cambiando. Comunique a sus empleados que los controles están en su lugar para protegerlos, como trabajadores y el negocio. Involucrarlos en el proceso de mejora de la seguridad empresarial y solicitar su aporte de forma regular. Como personas que realizan el trabajo diario, pueden tener conocimientos sobre ciertos procesos que pueden ayudarlo a mejorar los controles. También pueden informarle qué controles funcionan bien y cuáles no.

¿Alguna vez has tenido o trabajado en un negocio donde alguien cometió fraude? ¿Como paso?

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