¿Qué es una cuenta de gasto flexible (FSA)? Reglas y gastos elegibles

"Refugio fiscal", una descripción coloquial de una cuenta y método para diferir o eliminar impuestos gubernamentales, es una mala palabra para quienes olvidan que los tratamientos impositivos favorables están legislados para alentar comportamientos o acciones específicas que benefician a la comunidad en general. Si bien muchos de estos programas, como los implementados para fomentar la extracción de petróleo, están más allá del uso del estadounidense promedio, el uso de una cuenta de gastos flexible para reducir los impuestos a nivel federal y estatal es una opción para muchos.

Las cuentas de gastos flexibles (FSA), también conocidos como "cafetería" o planes de la Sección 125, se establecieron inicialmente en 1978 y se han modificado varias veces en los años siguientes. Se estima que 33 millones de trabajadores usan FSA de atención médica para cubrir gastos médicos de bolsillo, como copagos y deducibles del seguro médico.

Las disposiciones permiten a los empleadores establecer planes de beneficios con ventajas impositivas para reembolsar a los empleados por gastos médicos calificados o de cuidado de dependientes. La intención de las disposiciones es permitir que un empleado use dólares antes de impuestos para pagar los costos personales o familiares que van desde la atención médica y dental hasta el seguro grupal de vida y la atención a dependientes. Algunas compañías también han establecido planes de FSA aprobados bajo otra sección del IRS (26 USC § 132) para cubrir los gastos de tránsito o de viaje de los empleados para ir y volver del trabajo.

Cómo funcionan las cuentas de gastos flexibles

Por lo general, los empleadores establecen FSA conforme a los acuerdos de reducción salarial entre el empleado y la compañía, por lo que el empleado reduce su salario o acepta renunciar a un aumento futuro del salario a cambio de que el empleador pague ciertos costos para el beneficio del empleado. La reducción acordada, que reduce los ingresos brutos en el cheque de pago del empleado, no se considera salario para la imposición de impuestos federales o estatales, y no está sujeta a FICA o FUTA (impuesto federal de desempleo).

Efectivamente, una contribución a una FSA reduce sus ingresos por el monto de la contribución y, en consecuencia, la cantidad de impuestos que debe sobre los ingresos. Si bien su ingreso tributable disminuye en la cantidad de la contribución, su ingreso gastable no se ve afectado. Sin embargo, debe gastar todo el dinero en la cuenta, ya que los fondos restantes se perderán. Si su tasa anual de impuesto a la renta es del 30% (impuestos federales y estatales combinados), inscribirse en una FSA le ahorrará $ 30 por cada $ 100 que ingrese en la cuenta.

Inscripción

Los empleados generalmente pueden inscribirse en el plan FSA de su compañía, ya sea cuando comienzan a trabajar o durante un período de inscripción abierta específico establecido por el empleador, generalmente al final del año. No puede hacer cambios en su elección de cuánto apartar a menos que tenga un cambio en su estado financiero personal, como un nuevo nacimiento en la familia, fallecimiento, adopción, matrimonio, divorcio o cambio en su cobertura de seguro. . Por esa razón, es importante que se tome el tiempo para analizar su situación personal y tomar las mejores decisiones con respecto a sus posibles ingresos futuros, gastos de vida proyectados, estado de salud y situación familiar.

Uso de fondos

A diferencia de las cuentas de ahorro para la salud (HSA), que se crearon en 2003, los fondos no utilizados en una FSA no se transfieren al próximo año si no se gastan. Todos los fondos en la FSA al final del año se pierden. Esta disposición se conoce como la regla "úselo o piérdalo". Mientras que algunas compañías han agregado un período de gracia de dos meses y medio al año siguiente para gastos posteriores, el requisito de gastar todo el saldo del fondo en un solo período de tiempo limitado ha limitado la popularidad de la FSA, ya que es difícil para la mayoría de las personas proyectar con precisión los gastos de su próximo año.

El 85% de las grandes empresas ofrecen una FSA de atención médica. Sin embargo, según un estudio del Servicio de Investigación del Congreso del 10 de mayo de 2011, solo el 22% de los participantes elegibles se inscribió realmente, haciendo una contribución promedio de menos de $ 1, 500 al año, muy por debajo del límite máximo de contribución promedio de $ 5, 000. En un esfuerzo por fomentar una mayor participación, el IRS solicita comentarios sobre si se debe modificar la regla de "úselo o piérdalo" para que los fondos no utilizados puedan acumularse y acumularse de año en año, similar a una HSA. Es de esperar que a principios de 2013 se produzca un cambio para permitir reinversiones y acumulaciones en una FSA.

Hasta el momento en que estén disponibles las reinversiones, los fondos perdidos que queden en la cuenta se devuelven al empleador, ya que técnicamente se consideran los activos del empleador de todos modos. La mayoría de los empleadores utilizan los fondos devueltos para sufragar los costos de administración de la FSA, aunque las reglamentaciones del IRS permiten que los empleadores también utilicen los fondos para:

Debe leer los detalles de la descripción y administración de la cuenta para determinar cómo maneja su empleador los fondos confiscados en el plan de su compañía.

Requisitos para configurar una FSA

Solo su empleador puede configurar y administrar una FSA bajo el código IRS sujeto a reglas detalladas. Las pautas cubren los requisitos para los documentos legales, incluida la descripción del plan, sus beneficios para los participantes, la elegibilidad y la no discriminación, y la administración del plan una vez establecido. Los empleadores tienen la responsabilidad fiduciaria y legal de proporcionar fondos a los empleados inscriptos cuando se les solicite; la falta de proporcionar esos fondos podría dar como resultado castigos civiles severos y posiblemente penales.

La administración de una FSA es compleja y los errores, omisiones o el incumplimiento de las reglas pueden ser costosos. Las reglas con respecto a la confidencialidad de los registros médicos (detalladas según la Regla de Privacidad HIPAA) afectan a las FSA de atención médica y complican la administración, lo que intensifica el uso de sistemas de software robustos y protecciones de seguridad extensas. Como consecuencia, la mayoría de los empleadores subcontrata el establecimiento, la comercialización, la comunicación del plan, las presentaciones requeridas y la administración a terceros independientes.

Tipos de cuentas FSA

Las FSA se pueden establecer para cubrir los gastos de cuidado de niños (dependientes) o los gastos de cuidado de la salud. Si su empleador ofrece un programa que incluye ambas FSA, puede inscribirse en una o ambas FSA a través de inscripciones separadas y reducciones identificadas en su compensación para cada una.

Los dos tipos son similares en algunos aspectos, pero difieren en su propósito, la cantidad de contribución permitida cada año y los gastos calificados:

FSA de salud

• Propósito : la cuenta se limita al pago de gastos médicos y de atención médica no pagados por el seguro, generalmente deducibles, copagos y coseguros para el plan de salud provisto por el empleador. En general, se permite cualquier gasto médico que pueda deducirse de su ingreso bruto para impuestos.
• Límite anual de contribución : antes de la aprobación de la Ley de Protección al Paciente y Cuidado de Salud Asequible (APA), no había un límite legal sobre la cantidad de fondos que un empleador podría contribuir a una FSA. Los empleadores que establecen las cuentas, sin embargo, pueden limitar las contribuciones de los empleados en un solo año; pocos planes permiten una contribución anual de más de $ 5, 000. La APA limita las contribuciones anuales a $ 2, 500 por empleado (los montos máximos futuros se indexarán a la inflación) a partir de 2013.
• Disponibilidad inmediata del fondo : El monto total que acepta contribuir a la FSA en el próximo año está disponible para usted el primer día del año. En otras palabras, si acepta reducir sus ingresos en $ 2, 400 en el año siguiente para participar en la cuenta, los $ 2, 400 completos estarán disponibles para los gastos calificados el 1 de enero, aunque su sueldo se reducirá $ 200 en cada uno de los siguientes 12 meses del año. Este aspecto de la FSA es un riesgo asumido por el empleador, ya que no puede permanecer en la compañía durante los 12 meses completos de deducciones. Cualquier monto pagado por encima de sus contribuciones reales será a cargo del empleador. Esta es una razón por la cual los empleadores más pequeños o las empresas con altas tasas de rotación son reacios a ofrecer FSA para el cuidado de la salud.
• Gastos elegibles : los planes están destinados, por lo general, a cubrir los gastos médicos, dentales, de la vista y de farmacia que paga de su bolsillo. En 2011, se modificó la ley para limitar a estos últimos a aquellos medicamentos que requieren una receta médica; no incluye medicamentos de venta libre. Afortunadamente, hay una gran variedad de tratamientos y equipos que califican si es médicamente necesario. La Publicación 502 del IRS contiene una lista detallada de los gastos que son elegibles y no elegibles, así como una explicación de lo que se considera "médicamente necesario" y los documentos necesarios para demostrar tal estado.
• Administración : Muchos empleadores emiten tarjetas de débito a los empleados con planes de FSA para pagar todos los gastos elegibles. Algunos también requieren que los empleados que usan las tarjetas proporcionen recibos detallados al plan para verificar la elegibilidad. Afortunadamente, el método de pago y los requisitos de contabilidad no son engorrosos para la mayoría de los participantes de la FSA, y no deberían ser un factor determinante en la decisión de participar o no en el plan.
• Coordinación con una cuenta de ahorros de atención médica : en términos generales, no puede participar tanto en una FSA de atención médica como en una cuenta de ahorros para atención médica (HSA). Sin embargo, existen excepciones y reglas específicas que pueden afectarlo. Por ejemplo, la FSA o la HSA pueden estar limitadas a servicios de atención de la vista, dentales y / o preventivos solamente, eliminando la posibilidad de una "doble inmersión". Usted necesita hablar con el departamento de recursos humanos de su compañía y su contador para estar seguro que navegue de forma segura por las reglas que rigen ambos tipos de cuentas.

Cuidado de dependientes FSA

• Propósito : los gastos en este tipo de FSA están limitados a los gastos de guardería deducibles de impuestos incurridos para cuidar a sus hijos dependientes o a una persona de la tercera edad que vive con usted y que se reclama como "dependiente" en su declaración de impuestos personal. Esto incluye a niños menores de 13 años, así como a niños o adultos que son física o mentalmente incapaces de cuidarse a sí mismos.
• Límite de contribución anual: la contribución anual tiene un tope de $ 5, 000 por año por hogar, independientemente de la cantidad de dependientes cubiertos. El monto pagado por su empleador en su nombre no se limita a su salario deducido, sino que cualquier monto pagado por su empleador que exceda los $ 5, 000 se le atribuirá como ingreso al final del año y estará sujeto a impuestos. Por ejemplo, su empleador podría acordar pagar $ 1, 000 mensuales por su cuidado de niños, aunque el monto que puede excluirse de su ingreso bruto para fines impositivos está limitado a $ 5, 000 por año (o $ 2, 500 para empleados casados ​​que presentan declaraciones separadas). Como resultado, el exceso de $ 7, 000 que representa la diferencia entre los $ 12, 000 pagados por su empleador y su exclusión máxima de $ 5, 000 se informará como un ingreso para los impuestos, FICA y FUTA. Si están casados, ambos cónyuges deben trabajar para usar una FSA dependiente (a menos que el cónyuge no remunerado esté discapacitado o sea un estudiante de tiempo completo).
• Disponibilidad limitada del fondo : a diferencia de la FSA para el cuidado de la salud, la FSA dependiente no está "prefinanciada". Su empleador solo paga los fondos ya que se recaudarían de su cheque de pago si no hubiera realizado la elección. Por ejemplo, si ha acordado reducir sus ingresos en $ 400 por mes, la FSA dependiente proporcionará un reembolso de $ 400 de los costos elegibles cada mes, incluso si los gastos reales fueran mayores.
• Gastos elegibles : el propósito de la FSA generalmente es cubrir los gastos incurridos para seguir trabajando, no los gastos, sin importar cuán beneficiosos, valiosos o justificables sean para la persona dependiente. Por ejemplo, los costos de una niñera en su hogar o en la casa de otra persona mientras está trabajando son elegibles; el costo de una niñera en cualquier otro momento para cualquier otro propósito no lo es. El salario de un ama de llaves no es elegible; la porción del salario de un ama de llaves por el tiempo que él o ella se preocupa por un dependiente es elegible. El costo de una guardería es un gasto aprobado, mientras que la matrícula de kínder no lo es. La Publicación 503 del IRS detalla y explica los gastos aprobados y no aprobados.
• Administración : la mayoría de las FSA de cuidado de dependientes funcionan como cuentas de reembolso, a diferencia de las FSA de cuidado de la salud, que a menudo realizan pagos directamente a los proveedores. Cada administración del plan es diferente y puede requerir diferentes formularios de reembolso y recibos. Si está considerando inscribirse en una cuenta de gastos flexible dependiente, comuníquese con su departamento de recursos humanos y / o el administrador de la cuenta para asegurarse de que comprende y cumple con los requisitos del plan para el reembolso.
• Coordinación con los créditos fiscales federales y estatales : bajo la ley tributaria actual, hay una serie de créditos fiscales que están disponibles para ayudarlo a pagar los gastos de un niño o una persona de edad que se declara como su dependiente. El crédito tributario por cuidado de menores y dependientes proporciona créditos impositivos federales máximos de hasta $ 2, 100 por familia bajo ciertas condiciones, mientras que el crédito tributario por hijos proporciona hasta $ 1, 000 de crédito por cada hijo calificado según sus ingresos. Es posible aprovechar ambos créditos y usar una FSA dependiente. Sin embargo, es posible que desee consultar con un contador o CPA para evitar cometer un error al reclamar cualquiera de ellos y incurrir en posibles sanciones.

Cuanto mayor sea su ingreso, mayor será el beneficio que puede recibir al coordinar el uso de los diversos créditos y exclusiones disponibles para usted. No se trata de una u otra cosa, sino de cómo maximizar los beneficios de cada uno a su favor.

FSA o HSA?

A medida que aumentan los gastos de atención médica, los programas para ayudar a los estadounidenses a pagar esos gastos cambian constantemente, al igual que las estrategias disponibles para maximizar su beneficio. Si bien las siguientes condiciones pueden guiarlo generalmente en la toma de una decisión acerca de si implementar o cambiar de un plan a otro, no hay sustituto para un buen asesoramiento financiero personal de un asesor calificado de inversión profesional o seguro.

1. Si su empleador no ofrece una FSA, su única opción es la HSA, en la que no se requiere la participación del empleador.
2. Si es mayor de 65 años, no puede deducir las primas del seguro de salud en una HSA. Sin embargo, puede deducirlos en una FSA.
3. Si no tiene seguro de salud (una condición que recomiendo encarecidamente que corrija), aún puede participar en una FSA. Una condición para establecer una HSA es la compra de una póliza de seguro de salud de deducible alto.
4. Si tiene dificultades para proyectar los gastos de atención médica del próximo año, la disposición de "usar o perder" que actualmente afecta a la FSA es una consideración importante. Una cuenta de ahorros para el cuidado de la salud le permite transferir los fondos no gastados de un año a otro, acumulando así un saldo que puede usarse en años posteriores.
5. Si desea dirigir la inversión de su contribución o obtener un rendimiento, debe usar una HSA. Las ganancias en los saldos de los fondos individuales no están permitidas en la FSA.

Palabra final

Con respecto al caso de 1935 de Gregory v. Helvering, el juez de la Corte de Apelaciones de los EE. UU., Learned Hand, escribió: "Una y otra vez, los tribunales han dicho que no hay nada siniestro en la organización de asuntos como para mantener los impuestos lo más bajos posible. Todo el mundo lo hace, tanto ricos como pobres, y todos hacen lo correcto, ya que nadie tiene obligación pública de pagar más de lo que exige la ley ".

Es difícil imaginar una estrategia que le permita a uno maximizar mejor su poder de gasto en beneficio propio y familiar que una cuenta de gasto flexible. Si su empleador actualmente ofrece una FSA de atención médica o una FSA de beneficios, asegúrese de investigarla y considere inscribirse durante el próximo período de inscripción.

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