¿Qué es un número DUNS y para qué se utiliza? (Dun & Bradstreet)

Todas las personas nacidas en los Estados Unidos reciben un número de seguridad social único de nueve dígitos al nacer. Sin este identificador, no puede disfrutar de muchas de las ventajas que los ciudadanos estadounidenses y los residentes legales dan por hecho, incluidos los beneficios de los jubilados y los trabajadores discapacitados. Por supuesto, también necesita un número de seguro social para presentar sus impuestos.

Las entidades comerciales no obtienen, o no necesitan, números de Seguridad Social. Sin embargo, pueden obtener un número único de identificación de nueve dígitos a través de un sistema que es casi tan omnipresente como la Seguridad Social: el Sistema de Numeración Universal de Datos, o DUNS. Si es dueño de su propio negocio o está pensando en comenzar uno, debe saber más sobre los usos, beneficios y desventajas de tener un número DUNS.

¿Qué es DUNS? Origen y Elegibilidad

El sistema de numeración universal de datos es una base de datos de identificación comercial establecida en 1963 por Dun & Bradstreet, una empresa privada. Según Dun & Bradstreet, prácticamente cualquier entidad empresarial distinta: organizaciones sin fines de lucro, empresas de propiedad individual, sociedades de responsabilidad limitada, sociedades, corporaciones e incluso agencias gubernamentales, pueden solicitar y recibir un número único de nueve dígitos DUNS. Actualmente hay 225 millones de ellos. Los números DUNS pueden emitirse con o sin guiones para su legibilidad: XX-XXX-XXXX o XXXXXXXXX.

También se pueden asignar números únicos a las subsidiarias y sucursales de empresas más grandes. Por ejemplo, si Acme Widget Company es totalmente propietaria de Acme Distribution Company, las dos empresas podrían tener números distintos de DUNS. Y, técnicamente, cualquier ubicación comercial separada (los dos restaurantes Chipotle en lados opuestos de la ciudad, por ejemplo, o incluso dos divisiones corporativas separadas que ocupan diferentes suites en el mismo edificio) pueden solicitar un número único.

DUNS + 4

Sin embargo, en este nivel de organización, una empresa puede preferir usar un número DUNS + 4. Este es un número DUNS de nivel parental o subsidiario con un sufijo de cuatro dígitos que ayuda a los proveedores, clientes y agencias gubernamentales a identificar unidades más pequeñas para fines contables. A diferencia de la base de datos DUNS principal, Dun & Bradstreet no respalda ni mantiene estos sufijos de cuatro dígitos: las empresas los crean y los administran internamente. Si posee una pequeña empresa, probablemente no necesite preocuparse por DUNS + 4 de inmediato.

¿Por qué necesita un número DUNS?

Cada número DUNS transmite cierta información sobre el negocio que representa:

• Verificación de existencia y operación . Para sus proveedores, clientes, contratistas y cualquier otra persona que pueda hacer negocios con usted, su número DUNS significa que su empresa u organización existe y está en funcionamiento. Cuando una empresa deja de operar, su entrada se cierra para reflejar eso.
• Información demográfica . Su entrada DUNS es una lista de directorios oficial y altamente detallada que permite a otros encontrar y conocer su empresa. Incluye la ubicación física de la empresa, la información de contacto, la propiedad, la estructura del negocio, la industria, el recuento de empleados, alias (designaciones de "hacer negocios como") y datos financieros históricos.
• Relaciones corporativas . Los números DUNS se asignan al azar, por lo que sus dígitos no tienen ningún significado especial. Sin embargo, revelan conexiones entre empresas relacionadas. Si su empresa es parte de una jerarquía corporativa más grande, su entrada a DUNS refleja esto mediante un enlace a las entradas de sus subsidiarias, sucursales y matriz corporativa.

Su número DUNS también le confiere muchos privilegios. Necesita uno para solicitar un contrato gubernamental y, en algunos lugares, para hacer negocios en un país extranjero. También le permite a sus prestamistas y proveedores obtener información sobre su negocio, aumentar su credibilidad y posiblemente facilitarle la obtención de un préstamo o línea de crédito favorable.

También puede obtener información sobre otras compañías mediante el uso de sus números DUNS. Esto puede ayudarlo a encontrar clientes potenciales o socios, y tomar decisiones informadas sobre si hacer negocios con ellos y cómo hacerlo.

Características clave de un número DUNS

Cada número DUNS tiene varias características importantes:

• Permanencia Una vez emitido, un número DUNS es permanente, independientemente de los cambios en la propiedad o el domicilio, o eventos financieros como el Capítulo 11 de bancarrota. Si una entidad liquida sus activos y deja de operar, su número DUNS nunca se vuelve a emitir.
• Uso global DUNS es omnipresente y global. A partir de agosto de 2013, había alrededor de 225 millones de entradas DUNS únicas de empresas en aproximadamente 190 países. Ningún otro registro comercial, incluso a nivel internacional, tiene tantas entradas.
• Compatibilidad con los registros empresariales nacionales . Muchos gobiernos utilizan DUNS como un registro comercial de facto para las empresas con las que trabajan. Por ejemplo, el sistema de registro de contratista central de los Estados Unidos utiliza DUNS como su principal método de identificación comercial: para solicitar un contrato gubernamental, primero necesita un número DUNS. En muchos países, DUNS es el único medio aceptado para identificar empresas con sede en otros países, incluso si no hacen negocios con el gobierno local. En Alemania, un registro nacional de empresas llamado Unique Partner Identification Key (UPIK) usa los números DUNS para ordenar negocios.

Cómo solicitar un número DUNS

Puede solicitar un número DUNS a través de Dun & Bradstreet. Es gratis hacerlo, aunque el registro de DUNS está incluido en ciertos paquetes de inteligencia de negocios y monitoreo de crédito pagos de Dun & Bradstreet, como Small Business Starter.

Antes de presentar la solicitud, verifique si su empresa ya tiene un número DUNS: este puede ser el caso si compró el negocio a un propietario anterior. Puede buscar su empresa, por su nombre, a través de la base de datos DUNS en línea de D & B o llame al (866) 705-5711 para preguntar a un representante.

Si no tiene un número DUNS, puede solicitar uno por teléfono al número anterior, que cuenta con personal entre las 8 a. M. Y las 6 p. M., Los siete días de la semana, en todas las zonas horarias de EE. UU. También puede presentar su solicitud en línea a través del sitio web de Dun & Bradstreet o del sistema de Registro Central de Contratistas (CCR) del Gobierno Federal, el portal para todos los contratistas del gobierno de EE. UU. Desde el momento en que envía su solicitud, puede tomar hasta 30 días para recibir su número. Los planes pagos de D & B, como Small Business Starter, pueden acelerar el proceso a dos días hábiles.

Para solicitar un número DUNS, debe proporcionar lo siguiente:

¿Qué puedes hacer con uno?

La información contenida en su entrada DUNS crea oportunidades para su negocio, así como para otras entidades que desean hacer negocios con usted:

• Mantenga datos comerciales precisos . Dun & Bradstreet afirma gastar más de $ 1 millón por día para mantener la base de datos DUNS, verificando y actualizando los datos de cada entrada. En consecuencia, puede confiar en que su entrada DUNS y las de las empresas con las que hace negocios sean precisas y actualizadas. Muchos directorios de negocios electrónicos, como Manta, no ofrecen tal garantía.
• Trabajar con entidades gubernamentales . Si no tiene un número DUNS, no puede solicitar un contrato con ninguna agencia gubernamental ni obtener un préstamo de la Administración de Pequeñas Empresas. Tampoco puede obtener trabajo con las Naciones Unidas y muchos gobiernos extranjeros, aunque debe consultar con las fuentes apropiadas si desea hacer negocios con una entidad en el extranjero.
• Hacer negocios con empresas extranjeras . Incluso si no necesita trabajar con una agencia gubernamental extranjera o de los EE. UU., Es posible que desee hacer negocios con compañías privadas extranjeras. Dado que DUNS es el registro comercial de facto en muchos países, tener un número DUNS es la forma más fácil de establecer su legitimidad para posibles clientes en el extranjero. Además, dependiendo de la política del gobierno local, es posible que su empresa necesite obtener un número DUNS antes de establecer una sucursal o filial en otro país.
• Establezca credibilidad con los prestamistas . Como parte de su debida diligencia, los prestamistas pueden consultar su entrada DUNS para obtener información financiera y demográfica básica sobre su negocio. También pueden comprar informes de crédito e inteligencia comercial de Dun & Bradstreet en su empresa. Esta información es propiedad de Dun & Bradstreet, por lo que si no tiene un número DUNS, los posibles prestamistas pueden tener una imagen incompleta de las finanzas y operaciones de su empresa, lo que podría hacer que sea menos probable que le otorguen un préstamo.
• Mantener una mejor gestión del riesgo con los clientes . Si su empresa extiende líneas de crédito a sus clientes, puede usar sus números DUNS para comprender mejor su estado general de salud. Por ejemplo, incluso si una de sus empresas cliente parece financieramente sólida, su empresa matriz puede estar en problemas. Al revelar el vínculo entre los dos, DUNS puede ayudarlo a detectar un posible problema antes de que la compañía cierre o cancele el contrato.
• Mantener un mejor poder adquisitivo con los proveedores . Su empresa puede hacer negocios con múltiples proveedores que operan bajo el mismo paraguas corporativo, pero la relación puede no ser siempre evidente. Al analizar la entrada DUNS de cada proveedor, puede descubrir relaciones corporativas ocultas y utilizarlas a su favor durante las negociaciones del contrato de suministro. Por ejemplo, en lugar de comprar a cuatro proveedores diferentes propiedad de la misma empresa matriz, es posible que pueda comprar cuatro veces más de un solo proveedor y obtener un descuento por volumen en recompensa.
• Reciba una mejor información sobre las perspectivas . Si ejecuta una empresa B2B, su éxito depende de su capacidad para identificar a los posibles clientes más prometedores y convertirlos en clientes de pago. Con información demográfica, financiera y de contacto para millones de empresas, la base de datos DUNS le permite buscar y llegar a las empresas que probablemente requieran sus productos y servicios.
• Agilice su solicitud de un certificado SSL . Si su empresa desea configurar un portal de comercio electrónico, debe solicitar un certificado SSL, una característica de seguridad esencial para las transacciones en línea. Las organizaciones que emiten estos certificados generalmente requieren un contacto completo, propiedad e información demográfica sobre cada solicitante. Su entrada DUNS contiene toda esa información, lo que permite al emisor de SSL verificar rápidamente la identidad de su empresa y activar su certificado. Sin un número DUNS, su emisor de SSL puede solicitar un grupo de documentos enviados por fax o por correo electrónico, lo que aumenta sustancialmente la duración y la complejidad del proceso de solicitud.

Posibles desventajas

Tener un número DUNS confiere muchos beneficios, pero también es importante comprender las limitaciones del sistema y los posibles inconvenientes.

• Dun & Bradstreet se beneficia de DUNS . Aunque DUNS es el registro de negocios preferido en gran parte del mundo, Dun & Bradstreet no lo mantiene por la bondad de su corazón. Una vez que está en la base de datos, D & B (y Dun & Bradstreet Credibility Corp, una antigua subsidiaria que ofrece servicios similares) regularmente lo empuja a inscribirse en servicios tales como monitoreo de crédito e inteligencia comercial, lo que podría volverse molesto.
• Monopolio virtual de identificación empresarial . En los EE. UU., La Unión Europea, Australia y otros lugares, DUNS es, con mucho, la base de datos de identificación de empresas más popular e integral, hasta el punto en que no tiene competencia real. Esta situación puede estar incrementando el costo general del sistema para los gobiernos y las compañías que lo usan. Por ejemplo, de acuerdo con la Oficina de Responsabilidad Gubernamental, el contrato del Gobierno Federal con D & B vale más de $ 150 millones a partir de 2010. Para ver si otro sistema sería factible (y más barato), o tal vez solo para presionar a D & B en futuras negociaciones contractuales, el gobierno está buscando marcos alternativos de identificación de negocios. Sin embargo, no está claro cuánto, en todo caso, se ahorraría el cambio a otro sistema.
• No completamente transparente . La información contenida en DUNS es propiedad de Dun & Bradstreet. Para empezar, esto significa que D & B no está obligado a decir cómo se obtiene. Tampoco está obligado a vender o transferir ninguna información DUNS, lo que podría obstaculizar un futuro cambio a otro sistema de identificación comercial. Y, a pesar de su condición de registro comercial de facto del Gobierno Federal, D & B no está obligado a cumplir con las solicitudes de la Ley de Libertad de Información (FOIA) de los miembros de la prensa o el público, lo que dificulta la verificación independiente de la información en su base de datos.

Palabra final

Dun & Bradstreet llama a DUNS "Números de seguridad social para empresas". En realidad, es aún más generalizado que la Seguridad Social. El sistema se utiliza en docenas de países de todo el mundo, incluidos EE. UU., Australia y la Unión Europea, y confiere numerosos beneficios a las empresas que participan. Aunque no necesita un número DUNS para operar, tener uno puede abrir puertas que de otro modo permanecerían cerradas.

Al mismo tiempo, debe conocer los problemas potenciales que rodean este sistema, incluidas las preguntas sobre privacidad. Al igual que con cualquier base de datos, participar en DUNS crea una huella pública que permite que otros, buenos y malos, encuentren su empresa. Para todos los beneficios del sistema, su decisión de obtener un número DUNS debe ser personal.

¿Su empresa tiene un número DUNS?

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