Cómo escribir y distribuir un comunicado de prensa que obtiene resultados

¿Está interesado en escribir un comunicado de prensa para promocionar su pequeña empresa? Los comunicados de prensa son esencialmente documentos que las empresas, particulares y organizaciones sin fines de lucro utilizan para anunciar noticias y captar la atención de los medios. Como los medios tradicionales y los no tradicionales siempre necesitan algo sobre lo que escribir, los comunicados de prensa pueden ayudar a los periodistas a encontrar temas sobre los que escribir y, a su vez, ayudar a su empresa a obtener una exposición crucial.

Dicho esto, muchos comunicados de prensa nunca son utilizados por la prensa, ya que no son adecuados para una publicación en particular o no contienen ninguna noticia interesante. Si va a tratar de correr la voz sobre su organización o evento, es crucial entender cómo crear un comunicado de prensa que le haga notar y obtenga los resultados que desea.

Componentes de un comunicado de prensa efectivo

Para aumentar las posibilidades de que su empresa aparezca en los medios, escriba sobre temas que impactan de manera directa y positiva en la comunidad. Por ejemplo, si su empresa se está expandiendo, asegúrese de centrarse en cómo la expansión creará puestos de trabajo. O si su empresa participa en una recaudación de fondos para una obra benéfica local, destaque esto en su comunicado de prensa e invite a la comunidad a apoyar la causa.

Además, es esencial incorporar lo siguiente:

1. Un título llamativo
Para captar la atención de un periodista, es importante que escriba un título sobresaliente. Después de todo, el papel del titular es alentar a un periodista u otro profesional de los medios a continuar leyendo su comunicado de prensa. Por lo tanto, siempre use una voz activa en el título, en lugar de una voz pasiva. Por ejemplo, "La expansión de la empresa aumenta el empleo local en un 500%" es más efectiva que "La empresa ampliará el extremo oeste de la fábrica en 2.000 pies".

2. Un líder comprometido
Una vez que capte la atención de un periodista al proporcionar un tema que a la audiencia y al editor de la publicación le resulte interesante, es crucial mantener al periodista comprometido. Para hacerlo, escriba una pista (el comienzo de un comunicado de prensa) de tal manera que atraiga los corazones o las mentes de sus lectores. Recuerde responder las preguntas de "quién", "qué", "dónde" y "por qué" lo más rápido posible. Además, tenga en cuenta que no tiene que ofrecer una cantidad sustancial de detalles en este momento, eso viene después.

3. Citas
Para darle más contenido a su nota de prensa, incluya citas de apoyo de individuos y grupos discutidos en el lanzamiento. Por ejemplo, si su pequeña empresa está organizando un evento que recauda dinero para una organización benéfica específica, incluya citas de los encargados de la toma de decisiones de la organización benéfica y, si es posible, incluya citas de las personas que se verán directamente afectadas por la recaudación de fondos. Las breves entrevistas realizadas por correo electrónico o por teléfono deberían ser suficientes para recopilar todas las cotizaciones que necesita.

Asegúrese de que las citas que utiliza sean inteligentes y respalden el objetivo del comunicado de prensa. Además, si hay errores gramaticales en las comillas, asegúrese de corregir estos errores sin alterar el contexto.

4. Información de contacto
Asegúrese de incluir información de contacto precisa en su comunicado de prensa para que los periodistas puedan contactarlo a usted o a su organización si tienen preguntas. Incluya también información de contacto orientada a los clientes para que puedan comprar su producto o servicio. Hacia el final del comunicado de prensa, proporcione una propaganda sobre usted o su empresa con respecto a sus antecedentes, misión y servicios.

5. Hechos, estadísticas y avales
Para dar su contenido de comunicado de prensa, incluya las estadísticas de respaldo de una fuente acreditada en su comunicado de prensa. Por ejemplo, incluya citas del CEO de su compañía, un experto analista de negocios o incluso un consumidor satisfecho.

6. Uso económico de las palabras
Los periodistas tienen tiempo limitado, así que mantenga sus comunicados de prensa breves y al momento. Además, si puede usar cinco palabras en lugar de ocho para decir algo, hágalo y limite el tamaño del comunicado de prensa a aproximadamente una página. Un periodista siempre puede llamarlo si necesita más detalles. Sin embargo, si lo desea, puede adjuntar una hoja informativa sobre su empresa como referencia.

7. Precisión y gramática adecuada
Antes de enviar su comunicado de prensa a los medios, asegúrese de que toda la información sea precisa y no esté desactualizada, y de que el documento está libre de errores gramaticales y de ortografía. Es importante que parezca profesional y confiable: solo obtiene una oportunidad para causar una buena primera impresión.

8. Fotos profesionales
No todas las publicaciones tienen la capacidad de tomar fotos de usted o su organización personalmente. Por lo tanto, es una excelente idea tener fotos de calidad profesional listas para sus contactos de medios. Estas imágenes deben estar en formato JPEG y tener un tamaño de al menos 5000 × 500 píxeles y 72 puntos por pulgada (DPI) para medios en línea, y más alta para impresión, que a menudo requiere que las imágenes tengan un tamaño de 300 DPI.

Opciones para escribir la nota de prensa

Hay varias opciones a la hora de elegir quién diseñará su comunicado de prensa. Sea honesto en su evaluación de las capacidades de usted y su personal, así como también del presupuesto de su negocio, cuando considere lo siguiente:

1. Escríbelo tú mismo
Si confía en sus habilidades de RR.PP. y marketing, escriba el comunicado de prensa usted mismo. Después de todo, nadie conoce su negocio mejor que usted, ¿y qué mejor manera de salvarlo?

2. Contratar un escritor profesional
Si no posee las habilidades o no tiene tiempo para escribir un comunicado de prensa, una excelente alternativa es contratar a alguien para que lo escriba por usted. Asegúrese de trabajar con un escritor que tenga mucha experiencia en la escritura de negocios y marketing. Para determinar su nivel de experiencia, solicite información sobre antecedentes profesionales y también solicite muestras directas. Avance un paso más y confirme la información profesional de los solicitantes consultando los perfiles de LinkedIn o realizando búsquedas en Google.

Para localizar a un escritor, solicite una referencia a sus colegas, publique un anuncio en Craigslist o en sitios web de redes sociales, o utilice un motor de búsqueda. Las tarifas para un escritor profesional independiente pueden variar de $ 50 a $ 500 en función de su nivel de experiencia.

3. Trabajar con una agencia de relaciones públicas
Además de escribir comunicados de prensa, una agencia de relaciones públicas puede trabajar con usted para crear un plan de relaciones públicas a gran escala. Dicho esto, si trabaja con un presupuesto limitado, muchas agencias de relaciones públicas estarán fuera de su rango de precios. En general, las agencias de relaciones públicas trabajan con un anticipo mensual, completando por contrato un número determinado de comunicados de prensa y otras tareas de relaciones públicas para usted.

Las agencias de relaciones públicas más pequeñas pueden cobrar menos de $ 1, 000 por mes por un número determinado de servicios, incluidos los comunicados de prensa, mientras que una empresa de relaciones públicas más grande puede cobrar hasta $ 10, 000 por mes. Sin embargo, tenga en cuenta que hay agencias de relaciones públicas que trabajan proyecto por proyecto.

Cómo promocionar su comunicado de prensa

La promoción es clave para obtener su comunicado de prensa frente a los ojos correctos y en escritorios suficientes para tener un impacto.

1. Compila una lista de contactos de medios
Si es del tipo "hágalo usted mismo" o si se dirige a medios locales, puede crear fácilmente su propia lista de contactos de medios. Simplemente tenga en cuenta el nombre, la posición y el correo electrónico de cada contacto de publicación de prensa, y recuerde actualizar esta lista regularmente, ya que los editores a menudo cambian de puesto de trabajo dentro de las empresas.

Para enviar un comunicado de prensa, simplemente envíe por correo electrónico el lanzamiento al editor apropiado. Asegúrese de incluir el comunicado de prensa y la foto adjunta en el cuerpo del correo electrónico, y no como un archivo adjunto. Para aumentar las posibilidades de que se abra su correo electrónico, incluya el título del comunicado de prensa en el asunto del correo electrónico.

2. Compra un directorio
Una excelente forma de acceder a muchos contactos específicos es comprando una lista de directorios. Con los directorios, puede elegir información de contacto de medios general o más especializada. Por supuesto, el precio de estos directorios puede variar significativamente. Algunos directorios populares incluyen el Directorio de Medios de Burelle ($ 60 a $ 1, 000) y los directorios de Bacon's Information, Inc. ($ 425 a $ 1, 350).

3. Utilice un servicio de distribución de comunicados de prensa
Compañías como PR Newswire y PRWeb pueden distribuir su comunicado de prensa por una determinada tarifa fija, que a menudo oscila entre $ 100 y $ 500. Estos servicios de distribución crean una base de datos de medios personalizada y distribuyen comunicados de prensa a los contactos apropiados.

Palabra final

Una vez que obtenga la atención de los medios, es importante que su empresa esté preparada para la atención y la posible afluencia de negocios que pueda resultar de la atención de los medios. Póngase a su disposición, devuelva las llamadas rápidamente y asegúrese de tener suficiente personal, ancho de banda y producto disponible. De lo contrario, tanto los periodistas como los clientes pueden frustrarse fácilmente y compartir información negativa sobre sus experiencias.

Además, después de que un periodista en particular publique una historia sobre usted y su empresa, es importante mantenerse en contacto. La publicidad no es algo que ocurre una sola vez, y para tener éxito, le conviene continuar enviando comunicados de prensa interesantes y relevantes y consejos de expertos a su lista de contactos.

¿Qué otros consejos puede sugerir para diseñar y distribuir un comunicado de prensa exitoso?

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