¿Qué es el coworking? Pros y contras, costos ocultos de espacio de oficina compartido

A medida que el teletrabajo y el trabajo independiente se vuelven más comunes, el coworking se está convirtiendo en una alternativa viable para trabajar desde casa o en una oficina tradicional. Si bien hay varias ventajas para el coworking, que incluyen una mayor interacción social, acceso a las salas de conferencias y la capacidad de establecer un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal, compartir el espacio de la oficina puede ser más costoso de lo que crees.

Si está considerando realizar el cambio al coworking, tenga en cuenta todos los costos antes de sumergirse.

¿Qué es el coworking?

El coworking es un acuerdo para compartir la oficina entre individuos y (a veces) pequeños negocios. En algunos casos, el acuerdo es muy informal: un propietario de una empresa que posee o arrienda un espacio de oficina demasiado grande luego subarrienda escritorios y oficinas a otros. Los espacios de coworking también operan como negocios formales, alquilando espacio de escritorio y oficinas para autónomos, teletrabajadores e incluso viajeros de negocios. Los modelos de operación varían, y algunos negocios de coworking cobran una renta diaria, semanal o mensual, mientras que otros venden membresías que le permiten al miembro hacer uso del espacio de trabajo y sus servicios. Los espacios de coworking generalmente no usan contratos de membresía o arrendamientos a largo plazo.

Los arreglos de espacio en una oficina de coworking también varían. Algunas empresas de coworking alquilan espacio en el escritorio por orden de llegada: usted trae su computadora portátil a trabajar todos los días y se sienta en cualquier lugar de trabajo disponible. Otras oficinas son más formales, asignando escritorios u oficinas a los miembros. Dependiendo del espacio y la disposición, puede tener oficinas formales y asientos de planta abierta disponibles para elegir.

Además de ofrecer espacio de oficina y uso compartido de servicios, algunos propietarios de espacio de coworking fomentan activamente la colaboración entre los miembros al patrocinar eventos de networking o sitios web de "conocerte" que permiten a los miembros presentarse unos a otros.

¿Por qué Coworking?

Si bien trabajar desde casa es una buena opción para algunos, otras personas eligen alquilar y trasladarse a una oficina de coworking todos los días. Este es el por qué:

1. Estrés reducido
Dejar el trabajo en la oficina es mucho más fácil cuando en realidad tiene una oficina para irse. Trabajar desde casa puede ser estresante, especialmente si no hay una oficina en casa o espacio de trabajo segregado para retirarse. Algunas personas que trabajan en casa se sienten culpables si no están trabajando todo el tiempo. Esto puede crear tensión con otros miembros de la familia a la vez que dificulta la relajación.

2. Mejora de la gestión del tiempo
Niños, mascotas, vecinos, conductores de entregas, televisores, cocinas y libros son todas grandes distracciones. Muchas personas encuentran que es difícil minimizar las interrupciones en el horario de trabajo, y numerosas interrupciones pueden convertir una jornada de trabajo de ocho horas en una de doce o catorce horas.

3. Más interacción social
Esto no es importante para todos, pero algunas personas aprecian salir y tener la oportunidad de hablar e interactuar con otras personas en un entorno empresarial.

4. Oportunidades de networking
Los compañeros de trabajo pueden ser excelentes prospectos o fuentes de referencias.

5. Un entorno profesional
Una oficina de coworking ofrece a teletrabajadores y autónomos una alternativa profesional y tranquila para reunirse con clientes en casa o en cafeterías.

6. Bajo requisito de mantenimiento
La administración o los propietarios de los espacios de coworking asumen la responsabilidad del mantenimiento de las oficinas y el equipo compartido.

7. Menos costoso y menos riesgoso que el alquiler de oficinas privadas
Alquilar una oficina privada, particularmente en una ciudad grande, es una opción costosa. Los alquileres suelen ser altos, al igual que el costo de amueblar la oficina, comprar equipos de oficina, pagar las facturas de servicios públicos, limpiar el espacio y pagar a los contratistas para que se encarguen del mantenimiento del edificio necesario. Además, muchos propietarios comerciales requieren que los inquilinos firmen contratos de arrendamiento a largo plazo. Los inquilinos con problemas de flujo de efectivo, o aquellos que necesitan salir de la ciudad para viajar por negocios, pueden encontrarse a sí mismos estancados pagando el alquiler, incluso cuando no pueden pagarlo, o no necesitan el espacio. El coworking permite a los miembros compartir los costos de los servicios públicos, Internet y las máquinas de oficina, al tiempo que ofrece planes de membresía a corto plazo.

Costos ocultos de coworking

Si bien el coworking puede ser una alternativa conveniente y rentable para trabajar desde casa o alquilar una oficina comercial, es importante conocer algunos de los costos menos obvios de trabajar en un espacio compartido. Por supuesto, si está acostumbrado a trabajar en una oficina tradicional, estos costos pueden no estar "ocultos", pero si ha estado trabajando desde su casa, entonces encontrar (o volver a encontrar) algunos de estos gastos puede atraparlo. indefenso.

1. Desplazamientos
A menos que su espacio de coworking se encuentre a una corta distancia a pie de su hogar, debe contabilizar los gastos de viaje. Estos varían, pero incluyen el costo del gas, el auto mantenimiento y las tarifas de transporte público. Los desplazamientos también agregan tiempo no pagado a su día laboral. Y dependiendo de la situación del estacionamiento en su espacio de coworking, es posible que tenga que pagar tarifas de estacionamiento también.

2. Cuidado de niños y mascotas
Si planea pasar todo el día trabajando fuera de casa, es posible que deba pagar los servicios de cuidado de niños o de cuidado de mascotas.

3. Comida y bebida
Cuando trabaje desde su casa, tiene a su disposición su cocina, cafetera y víveres. Si trabaja fuera de casa y no tiene ganas de empacar un almuerzo todos los días, tendrá que comprar entradas para microondas para almacenar en la oficina o pagar almuerzos en restaurantes locales. Mantenerse con cafeína es otro problema: algunas oficinas de coworking ofrecen café y agua caliente para el té, pero la canción de la sirena de un Starbucks local o un tostador independiente puede sacarlo de su escritorio con más frecuencia de la que le gustaría. Desafortunadamente, el costo de esos lattes se acumula rápidamente.

4. Socializar
Incluso si tiene cuidado de empacar su almuerzo todos los días, y se queda con el café de la máquina K-cup de la oficina, los compañeros de oficina amigables aún pueden pedirle que coma, tome café o tome una copa después del trabajo. Si es un tipo solitario o no le interesan las redes, rechazar estas ofertas puede no ser un problema. Pero, si le gusta socializar, continúe y vuelva a calcular su presupuesto de entretenimiento para adaptarse a estas actividades de red.

5. Almacenamiento
Algunos espacios de coworking alquilan casilleros de almacenamiento a miembros que no tienen un escritorio permanente. La ventaja del alquiler de casilleros es que no tiene que transportar su computadora portátil y otros suministros a casa cada noche. La desventaja es que el alquiler es un gasto adicional.

6. Tecnología y electrónica
Los espacios de coworking generalmente no incluyen el acceso a la computadora, así que planee traer su propia computadora portátil al trabajo. Además de su computadora portátil, traiga los periféricos que quiera usar, como un monitor grande, un teclado ergonómico o una bola de seguimiento. Si bien transportar estos artículos hacia y desde el trabajo todos los días es una posibilidad (como olvidarlos en casa), es mejor que te ahorres la molestia comprando un segundo conjunto de periféricos para el lugar de trabajo.

7. Servicios de oficina
No todos los espacios de coworking son creados iguales. Algunas oficinas ofrecen el uso gratuito de la copiadora / impresora / fax compartida, mientras que otras pueden cobrarle por este uso. Del mismo modo, algunas oficinas incluyen el costo de WiFi en el alquiler, mientras que otras cobran extra por la conectividad, o requieren que suministre su propio punto de acceso por razones de seguridad. Es importante saber exactamente qué cubre su alquiler antes de firmar un acuerdo para que pueda contabilizar los gastos adicionales.

8. Suministros de oficina
Planifique comprar sus propios bolígrafos, sobres, grapas, clips y otros suministros estándar.

9. Ropa
El coworking significa que ya no puedes trabajar en pijama con un desastre de pelo sin peinar. Si bien la mayoría de las oficinas no prescriben un código de vestimenta, existe una expectativa general de que los miembros aparezcan unidos y presentables. Además, ir al trabajo aumenta el desgaste de su ropa y zapatos a medida que desafía los elementos. Prepárese para aumentar su presupuesto de vestimenta y aseo personal una vez que se haya registrado para el coworking.

10. Tratamiento de los Sniffles
Si alguna vez trabajó en una oficina, es probable que no haya tenido recuerdos de resfríos, gripes y otras enfermedades que periódicamente asumieron el lugar de trabajo. Desafortunadamente, el espacio de trabajo compartido significa gérmenes compartidos, por lo que debes preparar tu sistema inmunológico para una descarga desagradable.

11. Impuestos
Las cuotas de membresía o renta de coworking pueden ser deducibles de impuestos, pero también lo son los gastos de oficina en el hogar. Hable con su asesor fiscal para determinar si cambiar a un espacio de coworking afectará su obligación tributaria y, en caso afirmativo, cuánto.

12. Seguro
Verifique su contrato de arrendamiento o de membresía para averiguar si el espacio está asegurado y si el seguro cubre los accidentes o las pérdidas sufridas por usted, sus clientes o sus visitantes. Si no es así, hable con un agente de seguros para conocer sus opciones de cobertura. Este es un tema importante, por lo que es posible que desee ejecutar la cobertura de seguro de la oficina más allá de su abogado.

13. Robo
Es común que la seguridad en los espacios de coworking sea poco estricta, especialmente porque los miembros entran y salen libremente sin una supervisión real. Desafortunadamente, esto deja su trabajo y artículos personales vulnerables al robo.

Minimizar los costos

A pesar de los gastos adicionales, muchas personas sienten que el coworking ofrece grandes ventajas sobre las oficinas domésticas o comerciales tradicionales. Si decide firmar un acuerdo de coworking, estas son algunas maneras de minimizar los costos:

1. Pague por adelantado su alquiler o membresía
Algunos espacios de coworking ofrecen descuentos a los miembros que preparan sus cuotas o rentan. Pregúntele al administrador espacial si esto es posible. Si es así, también negocie un acuerdo de reembolso por escrito en caso de que tenga que abandonar la ciudad o regresar a su oficina en el hogar.

2. Mire más allá de las cifras de alquiler mensual
Recuerde, el costo real del coworking no es solo el alquiler o las cuotas mensuales. Averigüe qué está incluido en su membresía de coworking y qué costos adicionales. Solo entonces debes crujir tus números.

3. Ubicación, ubicación, ubicación
Cuando sea posible, elija un espacio de coworking que esté cerca de su hogar. La proximidad le permite ahorrar tiempo y gastos de viaje al tiempo que le da la libertad de correr a casa para almorzar. Si no hay espacios de trabajo cerca de su hogar, simplifique su vida y ahorre tiempo eligiendo una oficina que esté cerca de tiendas, bancos, clubes de salud o sus lugares de reunión favoritos. Si viaja mucho o si trabaja frecuentemente con clientes que no están en la ciudad, busque una oficina cerca del aeropuerto. También debe considerar factores como el estacionamiento y la proximidad al transporte público. El tiempo es dinero, particularmente si eres un profesional independiente, así que no subestimes la importancia del acceso cuando eliges una oficina.

4. Tienda de comida y meriendas in situ
Si su espacio de coworking incluye una cocina, guarde las entradas congeladas, las sopas para microondas y los sándwiches en la oficina. Compre un recipiente grande para almacenar alimentos, escriba su nombre con un marcador permanente y llénelo con envolturas de sándwich, embutidos y quesos para que pueda preparar sus propios almuerzos. Tener estos artículos a mano reduce la tentación de comer afuera o que se le entreguen alimentos.

5. Aproveche las promociones de cafés y restaurantes
Siempre que pueda evitar pagar el precio completo, debería hacerlo. Muchos restaurantes ofrecen especiales de almuerzo baratos, así que asegúrese de pedirles a los restaurantes locales sus menús para el almuerzo. Algunas cafeterías ofrecen un descuento si traes tu propia taza o termo. Además, asegúrese de preguntar en sus paradas favoritas sobre los programas de fidelización de tarjetas perforadas.

6. Hacer que el tránsito público sea productivo
Si no te gusta el automóvil, utiliza el tiempo de viaje para ponerte al día con la lectura profesional o revisar los correos electrónicos. Si leer durante el movimiento no funciona para usted, escuche los podcasts de la industria en su camino a la oficina.

7. Mire en beneficios fiscales de cercanías
Si usted es un empleado de teletrabajo, averigüe si su compañía participa en un programa de beneficios de impuestos de cercanías que le permite pagar pases de transporte público con dólares antes de impuestos deducidos de su cheque de pago. Estos programas pueden ahorrarle cientos de dólares cada año.

8. Revise las opciones de pase de tránsito
Lleve un registro de cuánto gasta cada mes en tarifas de autobús y tren. Muchas compañías de transporte público ofrecen estructuras de tarifas múltiples, así que tómese el tiempo para revisar cada una de sus opciones para asegurarse de que está obteniendo el mejor trato.

9. Negocie ofertas con negocios locales
Los comerciantes locales que desconocen su espacio de coworking podrían estar dispuestos a ofrecer ofertas especiales a su base de miembros. Hable con el gerente de su espacio de coworking para averiguar si está dispuesto a hablar con las empresas locales acerca de ofrecer descuentos especiales para usted y sus compañeros de oficina.

Palabra final

La tecnología hace que el coworking sea una gran alternativa para autónomos y teletrabajadores que no quieren trabajar desde casa. Aún así, es importante reconocer todos los gastos adicionales asociados con el coworking. Tener en cuenta estos gastos en su presupuesto antes de decidirse a unirse a un espacio de coworking es un paso sabio y esencial en la administración de su negocio y sus finanzas personales.

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